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Fachbeitrag: 7 Punkte wie Sie Spam-Probleme vermeiden

Autor: Torsten Schwarz, Absolit Consulting

Gesetzgeber, Mailboxbetreiber und Provider holen aus zum großen Schlag gegen Spammer. Damit Sie im Kampfgetümmel keine Blessuren erleiden reicht es nicht, die weiße Fahne hochzuhalten. Die Grenze zwischen unerwünschten Spam-Mails und angeforderten Newslettern muss klar gezogen werden. Vermeiden Sie alles, was den Eindruck erwecken könnte, Sie betrieben kein seriöses eMail-Marketing. Stellen Sie sicher, dass niemand gegen seinen Willen von Ihnen eMails zugesandt bekommt.

1. Technische Sicherheit
Gibt es bei der Konfiguration des Mailservers eventuell Sicherheitslücken? Der sicherste Weg, um auf schwarze Listen zu kommen, sind unsichere Mailserver, die wegen der Sicherheitslöcher bequem von Spammern missbraucht werden. Ohne dass Sie es wissen, werden von Ihrem Mailserver dann Massen von Spam-eMails verschickt.
Gibt es Sicherheitslücken im Newsletteranmeldeformular? Über diese Formulare kann es manchmal ganz einfach sein, Ihre Versandtechnik illegal zu nutzen. Die Folgen sind fatal.

2. Professionelle Dienstleister
Wenn Sie bei Ihrem eMail-Dienstleister in einer Freistellungserklärung unterschrieben haben, dass Sie nur an Adressen mit Einwilligung versenden, dann haben die anderen Kunden dies auch getan. Wenn nicht, laufen Sie Gefahr, dass von dessen Mailserver auch Spammer ihre eMails versenden könnten. Wenn dieser Mailserver deshalb auf schwarzen Listen landet heißt es „mitgefangen mitgehangen“. Wie sieht der Vertrag zwischen Ihnen und Ihrem eMail-Dienstleister aus? Verpflichten sich die Kunden Ihres eMail-Dienstleister dazu, nur an Adressen zu versenden, von deren Empfängern nachweislich die explizite Einwilligung zum Empfang von eMails durch das versendende Unternehmen vorliegt?

3. Korrekte Syntax
Beliebt bei Providern und Filterherstellern ist der SpamAssassin-Test: Entsprechen die versandten eMails den technischen Normen (RFC 2822) und den Regeln für die Gestaltung professioneller eMails? Achten Sie darauf, dass Sie mit einer professionellen  Software arbeiten, die diese Normen einhält. So ist zum Beispiel klar definiert, wie ein korrekter Header auszusehen hat, genau wie die DIN 676 exakt beschreibt, wie ein ordentlicher Geschäftsbrief aussieht. Hier finden Sie den Spam-Assassin-Test online: http://www.lyris.com/contentchecker

4. Rechtskonforme Einwilligung
Mit Ihrem Online-Formular zum Abonnieren Ihres Newsletters bieten Sie die Möglichkeit zur elektronischen Einwilligung. Dabei müssen Sie auf zwei Dinge hinweisen
das Widerspruchsrecht: die Möglichkeit, den Newsletter jederzeit bequem abbestellen zu können
 die Verwendung der Daten: ein Hinweis auf die Datenschutzerklärung, in der Sie beschreiben, welche Daten Sie wozu sammeln
Sie sollten außerdem sicherstellen, dass sofort nach Einholen der Einwilligung eine Bestätigungs-eMail gesendet wird, in der entweder eine weitere Bestätigung gefordert wird (Double-Opt-In) oder in der zumindest eine bequeme Widerspruchsmöglichkeit (Abmeldung) besteht (Confirmed Opt In).

5. Bequeme Abbestellfunktion
Nicht ist ärgerlicher, als von einem Verteiler nicht mehr herunterzukommen. Enthält jede eMail von Ihnen eine Abbestellfunktion? Funktioniert die Abbestellung auch bei eMails, die an ein anderes Postfach weitergeleitet wurden? Hierzu blenden Sie am besten die in Ihrer Datenbank gespeicherte Adresse direkt in die eMail ein. Ist die Abbestellung bequem mit weniger als zwei Mausklicks möglich? Am besten ist ein Abmeldelink und dann nur noch einmal eine ganz kurz sachliche Sicherheitsabfrage („Wollen Sie abbestellen?“). Ist eine Abmeldung auch mit einer formlosen eMail möglich?

6. Reaktion auf Beschwerden
Auch bei einem seriösen Versender kann einmal etwas schief gehen. Dann kommt es auf schnelle Reaktion an. Sind Sie per eMail sofort erreichbar? Reagieren Sie sofort auf Beschwerden? Existiert die in Ihrem Newsletter angegebene Reply-Adresse wirklich? Wird auf Mails an die Reply-Adresse reagiert? Enthält jede eMail alle Impressumsangaben einschließlich eMail-Adresse? Wie lange dauert es, bis eine abgemeldete Adresse aus Ihrem Verteiler gestrichen wird? Führen Sie eine interne "Robinsonliste" für Adressen, an die unter keinen Umständen mehr eine eMail verschickt werden darf?

7. Saubere Adressen
Enthält Ihre Adressliste ausschließlich Adressen, von deren Empfängern nachweislich die explizite Einwilligung zum Empfang von eMails Ihres Unternehmens vorliegt? Manchmal genügt eine einzige Spam-Trap-Adresse, um Ihren Verteiler zu ruinieren. Das sind Adressen, die Filterhersteller bewusst im Netz verteilen, damit Spammer darauf hereinfallen und sich damit entlarven. Ist Ihre Adressliste gepflegt? Enthält sie weniger als ein Prozent Bounces (Rückläufer)? Werden die Adressen regelmäßig (mindestens viermal jährlich) angeschrieben? Manche Provider sagen, dass der einfachste Weg, seriöse von unseriösen Versendern zu unterscheiden, die Bounce-Rate ist.


Bei der Jagd auf Spammer gibt es mehrere Interessensgruppen. Neben genervten Empfängern und serösen Versendern sind das eine Reihe von Dienstleistern auf dem Transportweg. Daher einige Begriffsdefinitionen:
Serien-eMail: ist analog zum Serienbrief eine eMail, die an mehrere Empfänger gleichzeitig verschickt wird. Darunter fallen Newsletter, eMailings, Werbe-eMails, Standalone-eMails. Die Empfängerzahl kann zwischen wenigen 100 und mehreren Millionen variieren.
Mailserver: ist ein Rechner, der eMails versendet. Jeder Mailserver weltweit hat eine eindeutige Kennung: die IP-Adresse. Wird von einem von einem Mailserver regelmäßig unangeforderte Massenwerbung ("Spam") versendet, kann dessen IP-Adresse auf eine "schwarze Liste" (Block-List) gesetzt werden. Betreibt ein seriöses Unternehmen einen sicheren Mailserver, von dem nachweislich nur angeforderte eMails versendet werden, kann der Wunsch bestehen, auf eine "weiße Liste" (Allow List) gesetzt zu werden.
versendendes Unternehmen: verschickt an Kunden und/oder Interessenten einen Newsletter oder sonstige Serien-eMails. Der Versand kann über den eigenen Mailserver oder aber über eMail-Dienstleister abgewickelt werden.
eMail-Dienstleister: verschickt im Auftrag des versendenden Unternehmens über seinen Mailserver Serien-eMails. Beim ASP-Modell bedient das versendende Unternehmen die Technik des eMail-Dienstleisters selbst.
Access-Provider: befördern die eMail vom Sender zum Empfänger.
eMail-Anbieter: vergibt eMail-Adressen und betreibt für Empfänger deren eMail-Postfächer. Dies sind Provider wie AOL und T-Online, Freemailer wie GMX oder Web.de und schließlich IT-Abteilungen von Unternehmen.
Empfänger: Besitzer von eMail-Adressen, die regelmäßig ihre eMails abrufen und lesen.



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