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Selbstmanagement - besseres Zeitmanagement durch E-Mail-Werbeblocker

Autor: Gunter Meier

Gunter Meier ist auch Autor des Buchs E-Mails im Berufsalltag

Besonders bei E-Mail nimmt die Informationsflut rapide zu. Werbeblocker und Spamfilter sind eine Möglichkeit, wieder Herr über die eigene Zeit  zu werden. Wichtiger aber ist das persönliche Zeitmanagement.  Als Lösungsansatz findet man seit vielen Jahren immer wieder die Weisheit, man müsse einfach nur Wichtiges von Unwichtigem trennen. In der Praxis gelingt das jedoch nur selten, wie viele Schreibtische zeigen, die vor Papierbergen kaum noch zu sehen sind.


Das führt zu der Erkenntnis: Informationsüberflutung wird selten durch das Medium E-Mail allein verursacht - E-Mails verschärfen allenfalls das Problem und bringen bei vielen Betroffenen lediglich das Fass zum Überlaufen. Wer Abhilfe schaffen will, muss bei den tatsächlichen Ursachen der Informationsüberflutung beginnen und neue Methoden des Selbstmanagement einsetzen.

Grobraster anlegen
Der erste Schritt zum richtigen Umgang mit Informationen liegt darin, sich der eigenen Informationsbedürfnisse bewusst zu werden. Sinnvoll ist, zunächst ein Grobraster dafür anzulegen, mit welchen Dingen man sich in Zukunft gezielt beschäftigen will und vor allem mit welchen nicht. Letzteres ist sehr viel schwieriger, denn es beinhaltet auch eine klare Entscheidung darüber, welche E-Mails man in Zukunft bewusst nicht mehr lesen wird.

Woran erkennt man was wichtig ist?
Im Tagesgeschäft sind viele Informationen trotzdem noch zu undifferenziert, um sie mit Hilfe eines  solchen Grobrasters zu sortieren – zu viel Informationsmüll schlüpft hindurch.
Folglich müssen wir lernen, blitzschnell bei jeder eingehenden Information zu bewerten, ob sie für uns wichtig ist. Dafür brauchen wir allerdings eine Voraussetzung, die bei vielen Menschen nicht vorhanden ist: So absurd es klingt - viele Leute, die einen Schreibtischjob ausüben,  wissen nicht, was ihre Aufgaben sind  und woran sie gemessen werden.

Anfänglich bestreiten zwar viele dieses Defizit, aber spätestens wenn es darum geht, die eigenen Aufgaben und deren Erfolgskriterien in wenigen präzisen Stichworten ad hoc zu Papier zu bringen, haben viele Schwierigkeiten. Wem jedoch eine klare Vorstellung von seinem Tun fehlt und wer die zugehörigen Eckpunkte für sich nicht eindeutig definiert hat, der kann bei eingehenden Informationen nur schwer eine Entscheidung zwischen „wichtig“ und „unwichtig“ fällen. Es fehlt das persönliche Referenzsystem. Und je mehr Informationen auf jemanden einstürmen, umso schwerwiegender wirkt sich dieses Defizit aus.

Unwichtig versus interessant
Mancher, der für sich die Einschätzung der Wichtigkeit gelöst hat, ist enttäuscht, weil er das Problem trotzdem nicht richtig in den Griff bekommt. Bisher wurde nämlich  kaum berücksichtigt, dass Informationen noch eine zweite Eigenschaft haben: Sie sind für den Empfänger gleichzeitig auch noch „interessant“ oder „uninteressant“.  Damit wird klar, welche Kombination wir im Tagesgeschäft am meisten fürchten müssen: „Unwichtig – interessant“.

Viele widmen sich einer Information in dem Glauben, sie sei wichtig und bemerken dabei nicht, dass sie nur einer Illusion von Wichtigkeit erliegen. In Wirklichkeit ist die Information einfach nur interessant. Diese Gefahr wird in einer Zeit immer größer, in der Informationen gezielt journalistisch aufgepeppt werden. Auch hier hilft nur, sich bewusst darüber klar zu werden, wo die eigenen Interessengebiete liegen und vor allem, wo sie nicht liegen.

Stets neu überdenken
Damit ein Filter richtig funktioniert, muss er immer wieder an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden. Machen Sie also Ihren geistigen Filter zu einem immerwährenden Standardthema und aktualisieren Sie ständig Ihre Filterkriterien je nach momentaner persönlicher und beruflicher Situation. Sie werden sehen: Sogar Ihr E-Mail-Posteingang reduziert sich mit wenigen Handgriffen auf das für Sie wirklich Wesentliche.


Zum Autor:
Gunter Maier ist Autor des Buchs „ E-Mails im Berufsalltag“. Darin beschreibtr er, wie Sie sich vor Werbe-eMails schützen. Für Marketer deren Botschaften ankommen sollen, empfiehlt sich Kapitel 3.3.2: schreiben Sie nur relevante, interessante und wichtige eMails. Darüber hinaus ist das Buch natürlich für jeden lesenswert, der am Tag mehr als zehn eMails erhält - eben für jeden! Es gibt Tipps, wie Sie Massenaufkommen bewältigen und eine Kommunikationskultur entwickeln.

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