Autor: Stefan Rödig

Der Versender von eMail-Newslettern ist aus rechtlicher Sicht angehalten, vor der Versendung der ersten eMail vom Empfänger eine entsprechende Erlaubnis einzuholen. Hierbei gilt es eine Reihe von Rechtsvorschriften hinsichtlich Form und Inhalt der Einwilligung, der Protokollierung und der Auskunftserteilung einzuhalten.

Notwendigkeit der Einwilligung (Permission) und ihre Form

Nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) ist die Zusendung von „Werbung unter Verwendung von elektronischer Post“ grundsätzlich nur zulässig, sofern die Einwilligung (sog. „Permission“) des Adressaten vorliegt. Notwendig für eine wirksame Permissionerklärung im Zusammenhang mit einer Newsletteranmeldung ist eine eindeutige und bewusste Erklärung, welche protokolliert wird und auf deren Widerrufsmöglichkeit hingewiesen wird. Diese elektronische Einwilligung wird im Teledienstedatenschutzgesetz beschrieben. Danach ist eine elektronische Einwilligung (z.B. über ein Formularfeld) möglich, sofern

1. eine eindeutige und bewusste Handlung des Empfängers erfolgt,

2. die Einwilligung protokolliert wird und

3. der Inhalt der Einwilligung jederzeit vom Empfänger abgerufen werden kann.

Gemäß § 4 Abs. 3 TDDSG besteht zudem eine Hinweispflicht auf das jederzeitige Widerrufsrecht des Nutzers.

Zur Vermeidung von Fremdregistrierungen und automatischen Massenanmeldungen und zur Gewährleistung der Übereinstimmung mit oben genannten Bestimmungen empfiehlt sich das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren. Bei diesem wird die endgültige Anmeldung erst durch einen Klick auf einen Link in einer Bestätigungsmail, die auf die Eintragung in das Anmeldeformular versendet wird, wirksam.

Hierbei ist zu beachten, dass der Inhalt der Bestätigungsmail (noch) keine werbende Elemente enthält, da in vergangenen Gerichtsverfahren von einigen Gerichten schon die Bestätigungsmail als unerwünschte Werbung („Spam“) klassifiziert wurde.

Erhebung der Einwilligung und Umfang

Die Erhebung der Permission muss im Vorfeld der Zusendung der ersten eMail erfolgen. Hierbei muss auf Umfang, Zweck und Art der Permission hingewiesen werden.

Generell gilt, dass die Anmeldung zu einem Newsletter unter alleiniger Angabe der eMail-Adresse möglich sein muss, d.h. dass Newsletter anonym abonniert werden können müssen. Wird die Angabe des Namens oder weiterer personenbezogener Daten als Pflichtfeld vorgegeben, verstößt dies bereits gegen den Grundsatz der Datensparsamkeit.

Je nach Formulierung kann eine Permission sehr weitgehend (z.B. als Generalpermission, Konzernpermission) oder auch hinreichend eng (z.B. reine Einzelkanalpermission für einen einzelnen Anbieter) ausgestaltet sein; entscheidend ist insoweit der Wortlaut und der Kontext der jeweiligen Erklärung.

Speicherung und Widerruf, Auskunftsrecht und Nachweispflicht

Die Nachweispflicht für eine vom Nutzer erteilte Permission trifft nach einer Grundsatzentscheidung des Bundesgerichtshofes den Versender einer Werbe-eMail. Sind Daten über einen Nutzer gespeichert worden, hat dieser aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen ein jederzeitiges Auskunftsrecht. In Rahmen dieses Auskunftsrechts hat der Nutzer auch das Recht, den Verwendungszweck, welcher mit seinen Daten verfolgt wird, zu erfahren. Schon aus dieser Auskunftsverpflichtung – und bedingt durch die angeführte Beweislastverteilung – ergibt sich die Verpflichtung des Unternehmens zur Speicherung der vom Nutzer angegebenen Daten, da nur so einem entsprechendem Auskunftsverlangen nachgekommen werden kann.

Im Zusammenhang mit der Erhebung und Speicherung der Permission sind zunächst alle vom Nutzer gemachten personenbezogenen Daten zu speichern.

Obwohl meist mit den personenbezogenen Daten zusammenfallend, empfiehlt sich aus Beweisgesichtspunkten zudem eine ausdrückliche Speicherung folgender Daten:

1. Inhalt der Permissionerklärung

2. Erklärende (eMail-Adresse)

3. IP-Adresse / URL

4. Datum und Uhrzeit (für Anmeldung und Bestätigung)

Die Speicherung dieser Daten wird, trotz dem schon angesprochenen Grundsatz der Datensparsamkeit, allein aufgrund der durch das BGH-Urteil bestätigten Beweislastverteilung empfohlen. Bei einem Widerruf kann anstelle der Löschung von personenbezogenen Daten deren Sperrung treten, sofern durch die Löschung schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden.