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Briefe managt die Poststelle - und E-Mails?
Autor: Dr. Klaus Netter

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, was es bedeuten würde, wenn in Ihrem Unternehmen E-Mails genauso wie Ihre Briefpost bearbeitet würden? In fast jeder Organisation landen Briefe an das Unternehmen zunächst mal in einer Poststelle, werden dort geöffnet, erhalten einen Eingangsstempel und werden dann entsprechend ihres Inhalts an die entsprechenden Abteilungen und Ansprechpartner weitergeleitet. Dort werden sie - oftmals auf der Basis von Standardvorlagen - beantwortet, die Korrespondenz wird abgelegt und ist damit dem Unternehmen jederzeit zugänglich.

E-Mail-Weiterleitung ist oft Glückssache
Ein solch kontrollierter Prozess ist bei E-Mails meist noch eine Seltenheit: Auch E-Mails, die an anonyme Adressen wie info@ oder marketing@ gesendet wurden, werden typischerweise an individuelle Adressen weitergeleitet, werden hoffentlich irgendwann bearbeitet und enden aber auf jeden Fall in einem persönlichen Postfach, zu welchem dem Unternehmen der Zugang verwehrt ist. Obwohl es sich bei E-Mails um ein elektronisches Medium handelt, für das alle Möglichkeiten der modernen Informationstechnologie offen stehen, ist eine Nachvollziehbarkeit der Korrespondenz, eine Transparenz für andere Mitarbeiter praktisch ausgeschlossen.

Dass das alles nicht so sein muss, zeigen moderne E-Mail-Management-Systeme. Durch sie werden alle eingehenden E-Mails zentral erfasst, automatisch mit den entsprechenden Kundendaten in Verbindung gebracht, und inhaltlich analysiert und klassifiziert. Auf dieser Basis werden die E-Mails dann an die angeschlossenen Abteilungen und Bearbeiter weitergeleitet. Der Bearbeiter erhält in einem speziellen E-Mail-Client dann sogar noch einen Antwortvorschlag, den er nur noch bestätigen oder gegebenenfalls kurz anpassen muss. Ein autorisierter Supervisor kann jederzeit überprüfen, ob vorgegebene Antwortzeiten eingehalten wurden, und kann bei Bedarf auch eingreifen und die E-Mails einem anderen Bearbeiter zuweisen. Der gesamte Kundendialog wird zentral archiviert und ist für spätere Rückfragen oder Revisionen jederzeit verfügbar. 

E-Mails werden automatisch gelesen und richtig weitergeleitet
Ermöglicht wird diese alles durch hoch entwickelte Methoden der Künstlichen Intelligenz und der Sprachtechnologie.  Ein solches System muss nicht mühsam programmiert werden, sondern lernt auf der Basis der Inhalte von Beispiel-E-Mails, wie es zu verteilen hat und was die besten Antworten sind. Durch eine statistische Bewertung der Zuverlässigkeit können Antworten, wenn gewünscht, auch automatisch verschickt werden. Die speziellen Abläufe, wie zum Beispiel vorgegebene Antwortzeiten, Priorisierungen oder Verteilungsstrategien, können über einen grafischen Business Rule Editor den individuellen Prozessen im Unternehmen flexibel angepasst werden.  

Eine Verdoppelung oder gar Verdreifachung der Produktivität ist durch die Optimierung und Automatisierung der Bearbeitung keine Seltenheit – ganz zu schweigen von der Verbesserung der Kundenzufriedenheit und Kundenbindung durch eine zeitnahe und qualifizierte Beantwortung.

Bald beantworten sich auch Briefe von selbst
Dass es nahe liegt, dieses Optimierungspotential auch auf traditionelle ‚White-Mail’, d.h. Fax und Briefpost zu übertragen, versteht sich fast von selbst. Neben E-Mails können auch andere Kommunikationskanäle in den allgemeinen Bearbeitungsprozess eingebunden werden. Eingehende Post wird zunächst eingescannt und digitalisiert, und sodann durch eine OCR-Komponente in Fließtext verwandelt. Dieser Text wird wiederum inhaltlich analysiert und entsprechend verteilt. Durch intelligente Methoden der Informationsextraktion können Kundendaten, wie Absender und Adresse, strukturiert erfasst werden. Der Bearbeiter erhält dann anstatt eines E-Mail-Textes ein Image des Schreibens sowie einen passenden Antwortvorschlag, den er dann im Ausgang je nach Wunsch als Fax, Brief oder E-Mail versenden kann.

Ganz klar: Solche Veränderungen erfordern auch in gewissem Maße ein Umdenken bei den Prozessen, aber die gewonnenen Vorteile sind offensichtlich: Die digitale Verteilung von Papierpost, die Prozesskontrolle und zentrale Archivierung sprechen ebenso für eine solche Einbindung, wie die umfassende und einheitliche Sicht auf die Korrespondenz, egal über welchen Kanal der Kunde sich an das Unternehmen wendet.  


Autor:
Dr. Klaus Netter
Klaus.Netter@xtramind.com