Wann und wie oft? Das optimale Timing von E-Mails.

An dieser Stelle berichtet die Agentur postina.net ihre Erfahrungen. Heute Julia Nati zum Thema Versandfrequenz und optimaler Versandzeitpunkt.



Was ist das perfekte Timing?

Die Frage nach dem optimalen Timing, aber insbesondere nach der Versandfrequenz ist eine von Unternehmen immmer wieder gestellte und von Studien immer wieder unterschiedlich beantwortete Frage. Und doch ist sie entscheidend, gehört doch das richtige Timing neben Targeting und Relevanz zu den drei wichtigsten Kriterien, damit Ihre E-Mails wahrgenommen werden und funktionieren.


Wann ist der beste Versandzeitpunkt für E-Mailings?

Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort. Torsten Schwarz hat einmal dazu geschrieben: „Wenn jeder Dienstagfrüh um 9:30 Uhr versendet, ersticken die Leser in Newslettern und nur die besten werden gelesen. Am Mittwoch früh dagegen wäre mehr Ruhe gewesen. Weil das aber jeder denkt, kommen jetzt alle Newsletter am Mittwochfrüh usw.” Verzwickt. Und doch gilt es für Sie als Anbieter, den optimalen Zeitpunkt herauszufinden. Denn dieser bringt deutlich höhere Öffnungs- und Klickraten. Finden Sie Ihr individuelles, perfektes Timing heraus, indem Sie einfach über einen gewissen Zeitraum hinweg verschiedene Wochentage und Uhrzeiten testen.

Als Anhaltspunkt dienen Ihnen dabei diese wichtigen Faktoren:

a. Zielgruppe – B2B oder B2C
b. Verhaltensweisen Ihrer Zielgruppe (falls bekannt)
c. Achten Sie zudem auf mögliche saisonale Abhängigkeiten

Ein paar allgemeine Faustregeln gibt es natürlich auch. Warum sollte man zum Beispiel nicht nachts versenden oder im B2B-Bereich am Wochende? Weil die Leser meist innerhalb der ersten 48 Stunden nach Erhalt aktiv sind (s. dazu: Leitfaden für den B-to-B Bereich).

Generell wird über den optimalen Zeitpunkt folgendes gesagt:

1. B2B: generell Mitte der Woche, Dienstag-Donnerstag morgens (aber nicht zu früh) oder in den frühen Nachmittagsstunden – Montag morgens und Freitag Nachmittags sind zu meiden

2. B2C: besonders wenn Sie einen Online-Shop haben, sollten Sie den Montag morgen testen. Denn an diesem Tag wird am meisten gekauft! (Quelle: Deutsche Card Services E-Commerce-Report 2010). Auch am Wochenende oder in den frühen Abendstunden sind Verbraucher aktiv.

Bedenken Sie auch, wie wichtig Sie für Ihre Zielgruppe sind. Ein Nachrichtennewsletter oder hochaktueller Fachnewsletter wird auch in den Hauptzeiten wahrgenommen (also etwa Montag morgens). Verkaufen Sie aber „nur” Freizeitartikel oder Hotelangebote, Ihre Relevanz für den Empfänger also eher niedrig ist, lohnt es sich für Sie vermutlich, nicht gerade zu den Stoßzeiten zu versenden.

Diese sympathische Grafik zum optimalen Versandzeitpunkt will ich Ihnen nicht vorenthalten:
Der optimale Versandzeitpunkt

 

Welche Versandfrequenz ist gut?
Über die Versandfrequenz gibt es ganz gegensätzliche Meinungen. Die einen sagen „mehr”, denn wer mehr e-maile, verkaufe auch mehr. Die anderen sind gemäßigter und geben konkrete Vorschläge, also etwa für welche Zielgruppe oder Art der Inhalte eher ein wöchentlicher und für welche eher ein monatlicher Rhythmus Sinn macht.

Grundsätzlich stimmt wohl, dass die meisten Unternehmen die Versandfrequenz etwas zu niedrig ansetzen und ihre Kunden durchaus bereit wären, mehr und häufiger zu lesen. Die Scheu als Spammer zu gelten ist hoch. Dennoch sollten Sie nicht in das andere Extrem fallen und ungehemmt mailen, mailen, mailen. Ungünstig ist es da, blind den Rat eines befreundeten Unternehmers zu verfolgen, der Ihnen verrät, dass er mehrmals in der Woche versendet und „die Leute” sogar noch mehr vertragen würden … und klar, schon Millionen Umsatz mit seinen Mails gemacht hat.

Die Versandfrequenz ist ein sehr sensibles Kriterium für das es kein richtig oder falsch gibt. Das richtige Maß zu finden, ist ein Spiel zwischen Anbieter und Leser, ein Austarieren zwischen Angebot (Ihrem) und Bedürfnis (des Kunden).
Der Versandrhythmus ist zielgruppenabhängig! Versetzen Sie sich in Ihre Leserschaft hinein. Benötigt Ihr Leser Ihre Information täglich? Wöchentlich? Monatlich? Wie relevant ist Ihre Mitteilung für den Leser (nicht für Sie …)?

Einige Fausregeln gibt es auch für die Frequenz zu beachten:

1. Versenden Sie nicht zu selten – melden Sie sich nur ein oder zweimal im Jahr, erinnert sich der Empfänger weder an die Permission, noch an Ihre Angebote. Der Wiedererkennungswert ist futsch.

2. Welche Rolle spielt bei Ihrem Newsletter Aktualität? Welche Art von Produkten/Angeboten haben?

3. Bei wöchentlich wechselnden Angeboten, etwa von Lebensmitteldiscountern macht eine wöchentliche Frequenz Sinn. Urlaubsangebote jedoch braucht kein Mensch jede Woche. Ebensowenig wie Offerten von Dienstleitern oder Newsletter mit einem eher informativen Charakter.

4. Je höher Ihre Versandfrequenz, desto wichtiger wird es, zielgruppengenaue, relevante und aktuelle Inhalte zu versenden. Am besten möglichst knapp.

Sind Sie schon Fortgeschritten im E-Mail-Marketing und betreiben automatisierte Follow-Up E-Mails, wird die Frage nach der Frequenz noch wichtiger. Wie oft sollen zum Beipiel Empfänger, die auf Ihre Angebote im Newsletter geklickt haben aber noch nichts gekauft haben, in der Folge angeschrieben werden?
Generell findet sich hier der Rat, den Abstand zwischen den einzelnen E-Mails relativ kurz zu halten. Alle paar Tage oder wöchentlich, wobei anfangs die Frequenz etwas höher sein kann.
Deutlich muss man aber hier sagen: finden Sie ein Ende. Nach einem gewissen Zeitraum sollten Sie die Empfänger nicht mehr so häufig anschreiben. Vor allem nicht in der selben Sache.

Last but not leat, vergessen Sie nicht: zentral, auch bei den Fragen des richtigen Timings und der richtigen Frequenz, ist der Content. Sind Ihre Inhalte relevant, wird Ihre E-Mail auch zu einem ungünstigen Zeitpunkt geöffnet. Versenden Sie aber zum wiederholten Male in der Woche die selben Inhalte oder die selbe Art von Inhalten, die für den Leser einfach nicht relevant sind, bewahrt Sie auch nicht eine augeklügelte Timing-Strategie davor, dass Ihre E-Mail in den Papierkorb wandert. Ungelesen.

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3 Kommentare

  1. Vielen Dank für diese hilfreichen Informationen. Die Infografik ist auch hilfreich, allerdings wird es wirklich tricky, wenn man einen internationalen Leserkreis hat. Denn irgendwo ist immer gerade Mittagspause ;-).

    Beste Grüße

    Gaby Feile
    Chief Communication Stylist

  2. Hallo Frau Feile, danke für das positive Feedback.

    Vielleicht kann man sich in einem solchen Fall einen kleinen Spaß daraus machen und ein „Zeitzonen“ Mailing versenden, das individuell den USA Ostküste-Lesern „Guten Morgen“ wünscht, während die Mitteleuropäer einen After-Lunch Gruß erhalten 😉

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