Checkliste für eine gute Textversion

Newsletter und E-Mailings sollten generell entweder als reine Text-E-Mails oder im Multipart-Format (HTML und Text) versendet werden. Dem Textformat kommt keine geringe Rolle zu, dennoch gibt es recht wenig Material zu diesem Thema. Eine starke Text-Botschaft hilft, Ihre E-Mail-Kampagne zu optimieren, da Sie alle Mittel, die Ihnen zur Verfügung stehen, nutzen und den individuellen Vorlieben Ihrer Leser entgegenkommen. Der Textversion gebührt ebenso Aufmerksamkeit wie ihrem „großem Bruder“ der HTML-E-Mail. Schließlich haben Sie Empfänger, die sich nur dieses Format ansehen.

Inhalte einfach nur per Copy-Paste von HTML in Text kopieren?
Nein. Denn auch Text-E-Mails können und sollten grafisch gestaltet werden.
Beim 2spaltigen Absolit-Newsletter haben wir uns gemeinsam mit Torsten Schwarz entschlossen, nach dem ersten bzw. zweiten Hauptartikel der linken Spalte die wichtigsten Meldungen aus der rechten Spalte vorzuziehen und somit die Reihenfolge der Text-E-Mail nach Priorität zu sortieren.

Was gibt es bei der Gestaltung zu beachten?

1. HTML- und Textversion sollten weitestgehend inhaltsgleich sein, sonst drohen Ihrem Newsletter SPAM-Punkte.

2. Gliedern Sie Textabschnitte durch hervorgehobene Überschriften, die Sie in Versalien schreiben und/oder mit einer Reihe von Plus- oder Minuszeichen kenntlich machen können (+++++++ Überschrift +++++++) und durch Absätze.

3. Kopf- oder Fußzeile können zur Verdeutlichung durch horizontale Trennlinien, bestehend etwa aus einer Reihe von = = = = = = grafisch separiert werden.

4. Bei Hyperlinks ist zu beachten:
– Sie sollten auf Anhieb vertrauensvoll erscheinen, verzichten Sie also auf kryptisch anmutende Zeichen-Kombinationen
– Nur die wichtigsten Links aufführen, also pro Artikel am besten einen Link zur Landingpage oder zum Artikel auf Ihrer Homepage.
Aus diesem Grund werden gewöhnlich im Absolit-Newsletter die SWYN-Links in der Textversion nur beim Hauptartikel gesetzt
– Platzieren Sie den Link unterhalb des betreffenden Abschnittes, auf einer einzelnen Zeile, um diesen sichtbarer zu machen
– Immer http://” bzw. „mailto:” voranstellen, damit E-Mail-Programme den Link als solchen erkennen

5. Sonderzeichen außerhalb des ASCII-Standardzeichensatzes sollten vermieden werden, da es zu Darstellungsfehlern kommen kann. Nutzen Sie generell einen Text-Editor, der standardmäßig die Bearbeitung im Plain-Text-Format unterstützt, wie der Windows Editor, EditPad oder PSPad.

HTML bietet deutliche Vorteile in Gestaltung und Auswertung, weshalb sich Absolit schon Anfang 2002 für einen Newsletter im Multipart-Format entschlossen hat. Dennoch sollte man die Vorteile einer reinen Text-E-Mail nicht unerwähnt lassen:

– Text-E-Mails riskieren weniger in Spam-Filtern hängen zu bleiben. Diese bewerten die Verwendung von HTML grundsätzlich mit Spam-Punkten

– ihre Größe ist reduziert, so dass sie z. B. über mobile Endgeräte viel schneller geladen werden und sie verursachen weniger Download-Kosten beim Empfänger

– Darstellungsprobleme auf mobilen Endgeräten oder in verschiedenen Mailclients werden weitestgehend vermieden
– Text-E-Mails sind in der Erstellung weniger aufwendig als HTML-E-Mails