So geht eine rechtskonforme Newsletteranmeldung

Eigentlich hat sich gar nicht so viel verändert, doch die Unsicherheit ist derzeit groß. Yvonne Perdelwitz von postina.net darüber, wie ein korrekter Anmeldevorgang aussieht.

Mit der Einführung der neuen Datenschutzverordnung hat sich im E-Mail-Bereich eigentlich gar nicht so viel verändert. Einziger Unterschied ist, dass das Confirmed Opt in, welches vorher noch übergangsweise rechtsgültig war, nun nicht mehr akzeptiert wird und nur noch das sogenannte Double Opt In Verfahren anerkannt wird. Zudem wird im Bereich Datenschutz und Profiling (personenbezogene Auswertung des Nutzerverhaltens) mehr Transparenz gefordert. Und natürlich sind mögliche Strafen angehoben worden.

Rechtsgültig ist bei einer Anmeldung über die Webseite nun nur das sogenannte Double Opt In-Verfahren. Zudem gilt auch weiterhin die rechtliche Grauzone, dass man „ähnliche Produkte und Dienstleistungen“ an Kunden schicken darf, deren E-Mail Adresse man im Zuge eines Kaufprozesses erhalten hat, da man hier von einem berechtigten Interesse ausgehen kann (§ 7 Abs. 3 UWG).

Rechtssicher: Anmeldung mit Double Opt In

Beim Double Opt in muss der Interessent in der sogenannten DOI-Mail, die nach dem Eintrag auf der Webseite versendet wird, seine Identität bestätigen. In der Mailingsoftware wird die Einwilligung rechtssicher und nicht manipulierbar festgehalten. Gespeichert werden das Datum und die genutzten IP-Adressen für die Einwilligung. Wer 100% rechtssicher agieren möchte, kann sich auch die einzelnen DOI-Mails, auf die geklickt wurde, an eine „Ablageadresse“ zusenden lassen. Somit kann er immer belegen, dass der Anmeldevorgang transparent und rechtskonform war.
Rechtskonforme Anmeldung zum Newsletter

1. Transparent sein: Wichtigste Informationen für eine DSGVO konformen Newsletter-Anmeldung

Bei der Anmeldung zum Newsletter und möglichst auch in der DOI-Mail müssen zwingend folgende Informationen vermittelt werden.

  1. Zweck der Anmeldung, z. B. monatlicher Newsletter mit Fachinformationen
  2. Information zum Widerspruchsrecht (Abbestellmöglichkeit des Newsletters)
  3. Verlinkung zur Datenschutzerklärung

2. Datensparsamkeit: Nur E-Mail Adresse als Pflichtfeld

Nach wie vor gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Fragen Sie so wenige Daten wie möglich ab. Möglichst nur E-Mail, Anrede, Nachname und vielleicht noch Interesse/Fachgebiet. Achten Sie darauf, dass nur die E-Mail-Adresse ein Pflichtfeld sein darf.

3. Sicher ist sicher: Datenschutzerklärung ins Formular integrieren

Um nachweisen zu können, dass der Empfänger über Ihre Datenschutzerklärung aufgeklärt ist, fügen Sie eine Checkbox ein, die als Pflichtfeld typisiert ist. Mit dieser Checkbox willigt der Empfänger in Ihre Datenschutzerklärung ein und Sie haben direkt den rechtsgültigen Nachweis darüber. Bitte beachten Sie, dass eine Checkbox nie vorausgefüllt sein darf.

Beispieltext:

„Ja, ich willige in die (verlinkte) Datenschutzerklärung von FIRMA X ein.“

4. Komplex: Einwilligung zur Erhebung personenbezogener Daten

Um Klicks und Öffnungen personenbezogen auszuwerten, benötigen Sie eine explizite Einwilligung jedes Abonnenten. Die meisten europäischen Mailing-Softwares bieten die Möglichkeit, den Mail-Account komplett zu anonymisieren und Öffnungs- und Klickrate nur anonym auszuwerten, bzw. das „Profiling“ des Abonnenten individuell anhand eines Merkmals zu steuern, dass entweder 1 (ja) oder 0 (nein) ist.

Für die Newsletteranmeldung bedeutet das, dass Sie eine Einwilligung für die Auswertung personenbezogener Daten einholen müssen, wenn Sie personalisiert „tracken“ möchten.

Wählen Sie am besten auch hier wieder eine Checkbox, die vom Interessenten selbst aktiviert werden muss. Diese darf jedoch kein Pflichtfeld sein.

Beispieltext:

„Ja, ich möchte einen auf meine Interessen zugeschnittenen Newsletter erhalten. Dafür erlaube ich der FIRMA X, mein E-Mail-Öffnungs-, Klick- und Downloadverhalten zu analysieren und ein personenbezogenes Nutzungsprofil zu erstellen. Diese Einwilligung kann ich jederzeit gemäß Datenschutzerklärung widerrufen.“

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