Die smarte Art, PDFs per E-Mail zu versenden

Yvonne Perdelwitz von der E-Mail & Online Marketing Agentur postina.net zum Versand von PDFs per E-Mail.

Immer wieder erhalten wir Anfragen von Unternehmen, die ihren Kunden PDFs im Rahmen einer Mailingkampagne zukommen lassen wollen. Der Wunsch ist dabei oft, das Dokument direkt per Anhang mitzuschicken, damit der Empfänger es ohne weiteren Aufwand bereits mit dem Mailing in seiner Inbox hat.

Das ist bei professionellen Softwares auch ohne Probleme möglich – Bei pn.mail|mailingwork kann man zum Beispiel bei jedem Mailing einfach eine oder mehrere Dateien hochladen, und dann entsprechen zum Mitversand als Anhang auswählen.

Kein Problem?

Allerdings gibt es durchaus ernst zu nehmende Einwände, bei einem Massenmailing Anhänge mitzuschicken.
Zum einen sprengt die Dateigröße eines PDF locker die Standardgröße eines Mailings von rund 100kb und es ist deshalb mit erhöhten Versandkosten zu rechnen. Und da kommt schnell ein hoher Betrag zusammen.
Außerdem alarmieren Anhänge leicht Spamfilter und es kann zu Zustellbarkeitsproblemen kommen.

Eine sinnvolle Alternative

Schon deshalb raten wir in den meisten Fällen dazu, das entsprechende Dokument per Upload auf dem Web-Server zu speichern und in der E-Mail dann mittels Hyperlink zu verlinken. Mit einem Eye-Catcher Button „zur Produktübersicht (PDF)“ oder „zum kostenlosen PDF“ wird sichergestellt, dass das PDF nicht übersehen wird. Auch eine Erwähnung und Verlinkung im Anschreiben führt zu guter Sichtbarkeit.

Ein weiterer, nicht zu unterschätzender, Vorteil

Dadurch, dass der Empfänger der E-Mail das PDF erst beim Anklicken des entsprechenden Links herunterlädt, wird zudem messbar, wie viele Kunden das überhaupt Dokument öffnen.

Torsten Schwarz zum Beispiel verlinkt in seinem Newsletter alle PDFs und Whitepaper. Sonst würde das Volumen der E-Mail auch ins Gigantische wachsen. Und es ist wirklich interessant zu sehen, wie unterschiedlich verschiedene Themen von den absolit-Lesern angenommen werden.

Im Normallfall ist eine Verlinkung die bessere Alternative. Ist das Mitsenden von Informationen unverzichtbar, sollte man versuchen den Anhang möglichst schlank zu gestalten, indem zum Beispiel die Auflösung der PDF und der darin enthaltenen Bilder verringert wird.

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