Verbände bedienen Mitglieder per E-Mail

Autor: Hansjürg Willi. Die nachhaltige Kommunikation zu seinen Mitgliedern war dem Direktor des grössten Schweizer Marketing Berufsverbandes (Swiss Marketing SMC) Patrick R. Duss sehr wichtig: „Ich will die Kontakte zu meinen Mitgliedern persönlicher und intensiver pflegen und nebenbei auch Neumitglieder werben.

Schöner Nebeneffekt: Ich spare massiv Porto- und Druckkosten und kann mit dem Mailtool auch mit meinen Prüflingen und Prüfungsexperten unserer diversen Berufsprüfungen intensiver kommunizieren. Das Mailtool musste für uns intern installiert sein. Eine externe Servicelösung (ASP) kam für uns nicht in Frage, da dem Adressmaterial von unseren etwa 2 700 Mitgliedern „höchste Vertraulichkeit“ zugesichert ist.

Kostenvorteile sprechen für das E-Mail Marketing
Die Prozesskosten für eine nachhaltige Kundenpflege sind in den Unternehmen ein echter Kostenfaktor. Kundenbesuche oder telefonische Kontakte sind sowohl für den Lieferanten wie auch für den Kunden aufwendig. Eine Kundenbetreuung per e-Mail ist schneller, nachhaltiger, bietet spontane Möglichkeiten, spart Vertriebs-, Druck- und Portokosten und ist vielfältiger in der Nutzung: So plant Swiss Marketing Einladungen und „reminders“ zu Veranstaltungen, oder bietet den Sponsoren die Möglichkeit, sich zu präsentieren. Für die Zukunft sind Mitgliederumfragen, Quick-Polls, und die Pflege der Mitgliederdaten durch die Mitglieder nur einige angedachte Möglichkeiten.

Neumitglieder werben
Wie in der Privatwirtschaft ist auch in einem Verband die Gewinnung von neuen Kunden sehr wichtig. So dient der Newsletter als Schaufenster zu einem begehrenswerten Club und deren Clubleben. Gibt der Interessent mal seine Einwilligung, den Newsletter zu abonnieren, so ist der Weg zum Neumitglied nicht mehr weit. Voraussetzung: der Inhalt spricht ihn an und wird zur unentbehrlichen Lektüre. Beliebte Beispiele von wissenswertem Inhalt: „Who is Who“, das brancheninterne Personalkarussell, die Branchen Jobbörse etc. Entgegen vielen anderen Medien ist der elektronische Newsletter eine Zweiweg-Kommunikation. Der Leser kann sich per link bemerkbar machen, und kann sich somit zu einem Thema äussern. Der Newsletter kann auch themenspezifische Diskussions- und Begegnungsforen organisieren, in denen man sich regelmässig trifft.

Mit einer Mehrweg-Kommunikation den Zielmarkt bewirtschaften
Dank einer ausgeklügelten Software können beim SMC mehrere Newsletters und mehrere Datenbanken verwaltet werden. So kann der SMC mit seinen Prüflingen von verschiedensten Berufsprüfungen sowie mit seinen Prüfungsexperten durch individuelle Newsletters intensiver und detaillierter kommunizieren. Die beim SMC installierte Software erlaubt das Zurückschreiben eines Leser Mails oder eines ausgefüllten Formulars in eine eigens dafür vorgesehene Antwort-Datenbank. Damit kann der SMC Meinungen einholen, Umfragen starten oder ganz einfach nur Mitgliederanmeldungen für Veranstaltungen bewirtschaften.

Vertraulichkeit als oberstes Gebot
Ein Berufsverband wie der SMC kann sich nicht erlauben, die Adressen seiner Mitglieder dem freien Markt auszusetzen. Deshalb hat man sich für eine interne e-Mail Lösung entschieden. Eine extern operierende Service Organisation wäre deshalb nie in Frage gekommen. „Die Adressen unserer Mitglieder sind absolut vertraulich. Ist ein externer Mailserver eines Internet- oder Mailservice Providers oder gar ein weiterleitender Service (z.B. DNS Server) im Spiel, so ist die Gefahr gegeben, dass Spams und Virenmails im Namen unserer Mitglieder versendet werden könnten. Unter unsern Mitgliedern befinden sich Marketingleiter von führenden Banken, und solche Zustände wären absolut unhaltbar und zudem imageschädigend“ so der Direktor des SMC Hr. Duss.

Die wichtigsten Kriterien für den Erfolg.
1. Call for action: Geben Sie dem Leser die Möglichkeit sich zu äussern und fordern Sie ihn auf, sich zu melden. Nur so kommt man zu Neukontakten. Sollten Sie noch keinen e-shop haben, dann eröffnen Sie einen. (Auch Wissen lässt sich per e-Shop bestellen)
2. Angebot und Nachfrage: Entgegen dem Spam-Mail richtet sich das professionelle Newsletter Marketing an wenige, aber höchst interessierte Teilnehmer. Entspricht das Angebot nicht der Nachfrage der Leserschaft, so ist das Newsletter Marketing blosse Arbeitsbeschaffung. 
3. Vertraulichkeit von E-Mail Adressen: Teilnehmer, welche die Erlaubnis gegeben haben, Ihre e-Mail Adresse zu benutzen, sollte man dieses Vertrauen erwidern. Werden e-Mail Versände extern über E-mail Service Provider im sog. „ASP Verfahren“ versandt, sind auch die Adressen extern und niemand weiss, was damit geschieht.
4. Fordern Sie sofortigen ROI: Der professionelle e-Mail Newsletter hat das Zeug zum Umsatz Bolzer: Mit zwei Klicks sollte der Leser im Warenkorb des E-Shops stehen. Handelt es sich um ein Investitionsgut, lassen Sie den Interessent mindestens registrieren.
5. Erster Eindruck: Auch für den Newsletter gilt sprichwörtlich: „Man kriegt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck.“  Das Design ist ebenso wichtig wie der Inhalt.
6. Newsletters als Bestandteil des Mediamix: In Kombination mit den Printmedien lässt sich per E-Mail perfekte Kommunikation betreiben: Es gibt viele Beispiele für die Bereiche Public Relation, Investor Relation, Customer Relation, Market Relation, Press Relation etc.

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