Distributor verschickt Rechnungen per E-Mail

Rechnungen werden traditionell per Post verschickt. Im Rahmen der inte­grierten Kommunikation stellt sich jedoch durchaus die Frage, ob E-Mail hier nicht Vorteile bringt. Der Weg von der Rechnungserstellung bis zum Empfänger ist nicht nur lang, sondern auch auf beiden Seiten arbeits- und kostenintensiv: Ausdrucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen und archivieren. Innovative Unternehmen suchen heute verstärkt nach einer Lösung, um den Massenversand von Rechnungen elektronisch abzuwickeln, zugleich aber deren Rechtsverbindlichkeit und Sicherheit zu wahren. Auch für den Rechnungsempfänger bietet die papierlose Rechnung Vorteile, wie zum Beispiel die optimierte Archivierung.

Ein Distributor verschickt täglich tausende Rechnungen an Reseller
Ein führender deutscher Distributor beliefert eine große Anzahl von Resellern mit IT-Produkten von namhaften Herstellern. Bei dieser Größenordnung ergibt sich ein Gesamtvolumen von 4.000 bis 5.000 Rechnungen täglich. Vor der Einführung des elektronischen Versandes wurden alle Rechnungen ausgedruckt und auf dem Postweg den Kunden zugeschickt. Heute bietet der elektronische Versand eine Reihe von Vorteilen.

Rechnungen werden automatisch übernommen
Die Rechnungsdaten werden über eine konfigurierbare Schnittstelle direkt aus der Hostanwendung des Unternehmens übernommen. Der Einsatz ist durch die universelle Datenbankanbindung und die Kompatibilität mit den meisten Dateiformaten beinahe uneingeschränkt. Die Applikation unterstützt zahlreiche Dokumentenformate, wie zum Beispiel WORD, PDF, TIF, EXCEL, ASCII Text, GIF, JPG oder EBCDIC Text und komplette Branchenlösungen. So können beispielsweise aus dem im Bankenbereich verbreiteten MQ Series System oder aus SAP die Transaktionsdaten und Empfängeradressen in der Regel ohne Änderungen übernommen werden.

Rechtsverbindlichkeit durch qualifizierte digitale Signatur
Alle Rechnungen werden mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen, die für die Rechtssicherheit und die Vorsteuerabzugsberechtigung sorgt. Die Dokumente laufen dazu über einen Signatur Server, der die Prüfsumme über das Dokument bildet und die Signatur erstellt. Der Empfänger prüft die erhaltene Rechnung und die mitgelieferte Signatur mittels einer kostenlosen Verifizierungssoftware. Der Absender erhält von Rechnung und Signatur jeweils eine Kopie, um diese gesetzeskonform archivieren zu können.

Rechtlicher Hintergrund: Eine qualifizierte digitale Signatur ist eine Art Siegel zu digitalen Daten. Sie trägt den gesetzlichen Anforderungen des modernen digitalen Datenaustauschs Rechnung: Offene Kommunikation bei gleichzeitigem Schutz der Daten vor unbemerkter Veränderung und der Möglichkeit, jederzeit auf den Urheber schließen zu können. Seit Juli 2004 erkennt das Finanzamt für den Vorsteuerabzug auch eine mit qualifizierter digitaler Signatur versehene Rechnung in elektronischer Form an.

Elektronische Rechnung spart bis zu drei Viertel der Kosten
Der zentrale Nutzen im Vergleich zum postalischen Versand liegt in der Zeit- und Kostenersparnis. Die liegt beim elektronischen Rechnungsversand in einer Größenordnung von 50 bis 75%.

Neben der Kostenreduzierung kommt es zur deutlichen Reduzierung des administrativen Aufwandes und zu beschleunigtem Zahlungseingang. Es pro­fitiert aber nicht nur der Rechnungsversender, sondern auch der Empfänger durch die Vereinfachung der Geschäftsprozesse.
 
Für den Distributor bietet die Lösung außer Kosten- und Zeiteinsparungen weitere Vorteile: Schnelle Implementierung bei geringen Kosten, problem­lose automatische Integration in die betrieblichen Abläufe und erhöhte Kundenzufriedenheit sind nur einige Aspekte.

Ob man nun ein Befürworter des papierlosen Büros ist oder weniger an des­sen Verwirklichung glaubt – die gegenwärtigen Entwicklungen zeigen, dass der Einsatz von Services zur Geschäftsprozessoptimierung für Unternehmen zunehmend unerlässlich wird, um sich im Wettbewerb zu behaupten.