Eine Airline versendet E-Mails lieber selbst

Autor: Matthias Gottschalk. Eine Airline versendet jede Woche mindestens einen E-Mail-Newsletter an eine Million Kunden. Dieser enthält hochaktuelle Angebote, die innerhalb einer Stunde ausgeliefert sein müssen, damit die Wettbewerber nicht zeitnah mit günstigeren Angeboten kontern.

Eine Airline versendet jede Woche mindestens einen E-Mail-Newsletter an eine Million Kunden. Dieser enthält hochaktuelle Angebote, die innerhalb einer Stunde ausgeliefert sein müssen, damit die Wettbewerber nicht zeitnah mit günstigeren Angeboten kontern.

Software mieten oder kaufen?
Bei der Entscheidung für einen professionellen Newsletter-Versand ging es zunächst um die Frage, ob Dienstleistungen gemietet oder eine Lizenz-Software gekauft werden solle. Als Lizenzsoftware wird eine standardisierte Software bezeichnet, die im Unternehmen auf eigenen Servern installiert, betrieben und gewartet wird. Die Alternative heißt Application Service Providing (ASP). Dabei stellt ein ASP-Dienstleister eine fertig installierte Software mit entsprechender Betreuung auf Mietbasis zur Verfügung.

Beim Mieten löst der Dienstleister alle Probleme
Die erfolgreiche Umsetzung von E-Mail Marketing erfordert ein immer umfangreicheres Wissen. Dazu gehört die optimale Gestaltung der Newsletter, das datenschutzkonforme Sammeln von Adressen, die gesetzlichen Pflichten zur Auskunftserteilung, die Beachtung von Faktoren zur Vermeidung von SPAM und die ständige Kommunikation mit den einzelnen Providern zur Vermeidung von unzugestellten E-Mails. Viele Unternehmen, die noch am Anfang ihrer E-Mail Marketing Tätigkeit stehen, entscheiden sich daher für einen ASP-Dienstleister, der dieses Wissen besitzt und ihnen zur Verfügung stellt. Auf den ersten Blick scheint ASP eine effektive Lösung zu sein. Allerdings liegt hier auch ein Kostenrisiko. Sämtliche ASP-Dienstleister rechnen Ihre Leistungen  pro versendeter E-Mail ab.

Eigene Software spart Versandkosten
Bei ASP-Anbietern werden einmalige Einrichtungsgebühren, eine Grundgebühr, eine Gebühr pro E-Mail und zusätzliche aufwandsbezogene Gebühren für die Erstellung der Newsletter und die redaktionelle Betreuung erhoben. Die Kostenstruktur bei Lizenz-Software gliedert sich in die Anschaffung der Lizenz, die Installation, die Schulung, die Wartung der Software, den Support und die unternehmenseigenen internen Personal- und Serverbetriebskosten. Kein Anbieter von Lizenz-Software wird nur die reine Software verkaufen und den Kunden mit der schwierigen Thematik E-Mail Marketing im Regen stehen lassen. In diesem Fall wurden auch sämtliche Know-How-basierten Dienstleistungen und ein Rund-um-die-Uhr-Service angeboten. Wichtig ist immer der Blick auf die gesamten Kosten, auf den TCO (total cost of ownership). 

Wer viel verschickt, sollte nachrechnen
Die Airline versendet über vier Millionen E-Mails im Monat. Die Datenbank mit derzeit einer Million E-Mail-Adressen wächst ständig. Der Newsletter muss innerhalb von einer Stunde vollpersonalisiert bei den Empfängern angekommen sein. Mit einem direkten Link pro Angebot können die Endkunden die angebotenen Leistungen online buchen. Der Newsletter stellt bei den Vertriebswegen des Unternehmens eine der wichtigsten Säulen dar.

Beim ASP-Modell wäre eine monatliche Grundgebühr von 300 Euro und eine einmalige Einrichtungsgebühr von 1.500 Euro angefallen. Die Versandkosten wurden mit zwei Euro pro tausend E-Mails sehr günstig angeboten. Entsprechend würden die Kosten im ersten Jahr bei 101.100 Euro liegen. Bei einer jährlichen Steigerung des Kundenbestandes von zehn Prozent würden in zwei Jahren Kosten in Höhe von 220.000 Euro entstehen.

Beim Lizenz-Modell wurde die einmalige Anschaffung der Lizenz,  Schulung, Einrichtung und Inbetriebnahme für 19.000 Euro angeboten. Die laufenden Kosten hätten pro Jahr für die Softwarewartung 3.000 Euro betragen. Der 24-Stunden-Support, die Überwachung und der Zugriff auf das Know-How wurde mit 2.000 Euro pro Monat angeboten. Die internen Kosten betragen für einmalige Hardwareanschaffungen 3.000 Euro und für den Betrieb des Servers 500 Euro pro Monat. Dazu kommen tausend Euro unternehmensinterne monatliche Personalkosten. Das erste Jahr kostet in Summe 64.000 Euro. In zwei Jahren wären Kosten von 106.000 Euro angefallen.

Die Kosten der Lizenzlösung liegen auf zwei Jahre bezogen bei weniger als fünfzig Prozent der Kosten einer ASP-Lösung. Und das bei gleichen Leistungen. Aus der Sicht der Kosten, der Datensicherheit und der Integrierbarkeit fiel die Entscheidung der Airline klar für die Lizenz-Software.

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