Wie ein Verlag seine Newsletter anfertigt

Autor: Sebastian Böttger. E-Mail verursacht zwar keine Portound Druckkosten, dafür viel Redaktionsarbeit. Viel Zeit spart, wer ein System einsetzt, das Arbeitsabläufe automatisch steuert.

Personalisierte Newsletter haben sich als kostengünstiger Ersatz für Kundenzeitungen und Rundschreiben etabliert. Nachhaltige Einsparungen und Umsatzsteigerungen lassen sich jedoch nur erreichen, wenn das Newslettersystem in bestehende Infrastrukturen integriert und so dem Leser ein Maximum an persönlicher Information geboten wird.

Newslettererstellung als Workflow-Prozess sichtbar machen
Newsletter-Applikationen sind weit mehr als eine Black Box, die Inhalte verteilt. Wenn man die Black Box öffnet, findet man eine Reihe von einfachen Teilprozessen, die zusammengesetzt einen Newsletter erzeugen. Aktuelle Systeme machen dem Anwender diese Prozesse über einen grafischen Workflow-Designer zugänglich, der es erlaubt, die Prozesse per Drag and Drop zu verändern und die durchlaufenden Inhalte nach jedem Schritt gezielt mit Daten aus externen Quellen zu verändern.

Ein anschauliches Beispiel für echten Mehrwert durch Prozessintegration liefert das Vorbild eines Hardware-Herstellers, der seine registrierten Kunden automatisch mit aktuellen Software-Updates versorgt. Die Tracking-Mechanismen erfassen, wer nach Erhalt der Mail das Update herunterlädt. Kunden, die nach einer vorgegebenen Zeit noch immer nicht das Update installiert haben, erhalten per E-Mail eine weitere Aufforderung. Erfolgt auch hier keine Reaktion, erzeugt das Newslettersystem eine Liste der inaktiven Empfänger, die von einem CallCenter abgearbeitet wird. Die Aufgabenstellung lässt sich in Teilprozesse gliedern, die aus gängigen Newsletter-Funktionen kombiniert werden. Der Nutzen für den Kunden ist groß, die Kosten für den Hersteller niedrig. Man spart viele vergebliche Telefonanrufe und erhält genaue Informationen über das Updateverhalten der Kunden.

Verlagsredaktion kann eigene Prozesse abbilden
Ein Münchner Großverlag hat sich schon vor Jahren für eine prozessorientierte Verwaltung seiner Newsletter entschieden. Alle Aktionen – Inhaltsübernahme, Freigabe, Versand, Werbeintegration, Rückläuferbearbeitung, Abonnentenverwaltung – wurden in ihre Teilschritte zerlegt und im Workflow-Designer grafisch und funktionell abgebildet. Die Inhalte werden aus unterschiedlichen Content Management Systemen übernommen und durchlaufen je nach Thema unterschiedliche Freigabe- und Verteilerworkflows. Schließlich werden die generierten Newsletter empfängerabhängig um Textwerbungen ergänzt und lastabhängig auf mehrere Mailserver zum Versand verteilt. Durch die prozessorientierte Herangehensweise kann jeder Teilschritt jederzeit per Drag-and-Drop verändert werden. Zur Verwaltung der Werbung konnte auf dasselbe Werbesystem als Basis zurückgegriffen werden, das auch die Werbung auf der Website schaltet. Auf diese Weise können die Werbetreibenden jederzeit die Wirkung ihrer Kampagnen – sowohl online auf der Website als auch inline in den Mailings – in einer Oberfläche verfolgen, da alle Auswertungen im Werbesystem zusammengeführt werden.

Workflowbasierte Newsletter für Skigebiete oder Wellness-Center
E-Mail ist auch das optimale Medium für Skigebiete oder Wellness-Center, um am Wochenende so viele Besucher wie möglich anzuziehen. Durch den Hinweis auf optimale Wetterbedingungen oder verfügbare Zimmerkontingente kann schnell und kostengünstig auf die aktuelle Auslastung reagiert werden. Workflows helfen hier, die Inhalte automatisch aus den verschiedenen Quellen zu sammeln und empfängerspezifisch aufzubereiten. Ein Papiermailing ist hier keine Alternative, da die Produktion und der Versand viel zu lange dauern. Telefonmarketing ist ebenfalls ungeeignet, da das Bild eines sonnigen Wochenendes am Telefon schlecht vermittelt werden kann – ein aktuelles Foto in der E-Mail wirkt umso mehr.

Eventgesteuerte Mailings: aktuell relevante E-Mails werden gelesen
Die Anbindung vorhandener Systeme erlaubt eine Vielzahl von intelligenten Anwendungen: Benachrichtigung bei der Verfügbarkeit neuer Produkte oder eines neuen Dokuments mit bestimmten Schlagworten, Hinweise auf Wartungsintervalle. Einmal installiert arbeiten Workflow-basierte Newslettersysteme weitgehend autark, da die meisten Aktionen durch externe Events angestoßen werden, und die gesamte Business-Logik durch die zugrunde gelegten Workflows festgelegt ist.

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