Greylisting

Warum nutzen Empfänger Listing-Verfahren bei ankommenden E-Mails?
Ohne Frage: E-Mails spielen heute überall eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag. Ob interne Kommunikation, kurze Absprachen mit Lieferanten, Newsletter oder E-Mail-Kampagnen zur Kundenbindung – E-Mails sind nicht mehr wegzudenken. Doch mit dem vermehrten Einsatz der E-Mail-Kommunikation im Geschäftsleben hat auch das Spam-Volumen erheblich zugenommen. Inzwischen gelten weltweit bereits 9 von 10 Mails als unerwünschter Spam.

Ganz abgesehen von Phishing-Attacken und Viren-Wellen: allein die Bearbeitung dieser großen Mengen unerwünschter Nachrichten kosten den Empfänger und natürlich auch Unternehmen viel Zeit und somit Geld. Deshalb gibt es mittlerweile viele Systeme, um Empfänger vor unwillkommener Werbung zu schützen.

Wie funktioniert Greylisting?
Neben einer großen Anzahl von Anti-Spam-Software am Markt nutzen Mail-Server zur Abwehr unerwünschter Nachrichten sogenannte Listing-Verfahren. Beim Whitelisting werden erwünschte Mails bzw. bekannte Absender automatisch durchgelassen. Sie stehen also beim Empfänger auf der Whitelist. Wessen Absenderadresse oder IP-Adresse des absendenden Mailservers jedoch auf der Blacklist des Empfängers steht, wird sofort herausgefiltert und erreicht den Empfänger nicht. Doch greifen beide Verfahren nur, wenn der Absender bereits bekannt und hinterlegt ist.

Wie schon der Name sagt, bildet das Greylisting hierbei eine Grauzone. Um Mails unbekannter Absender bereits vorab in erwünschte und unerwünschte Nachrichten einzuordnen, bedienen sich viele Mail-Server inzwischen dem sogenannten Greylisting. Hierbei werden sämtliche Nachrichten von unbekannten Absendern zunächst prinzipiell abgelehnt. Erst beim nächsten Zustellversuch innerhalb eines vorher definierten Zeitraumes akzeptiert der Server die Mail. Der Absender wird dabei vom Mail-Server als eindeutige Kombination aus IP-Adresse des sendenden Servers, Absender- sowie Empfänger-Adresse der Mail identifiziert und dieses Triplett vom Server für den vorher definierten Zeitraum gespeichert. Erfolgt innerhalb dieses Zeitraums ein erneuter Zustellversuch für die zuvor abgelehnte Mail, wird die E-Mail nun akzeptiert und erfolgreich ausgeliefert.
Welche Gründe hat Greylisting?

Spammer verzichten meist auf eine erneute Zustellung von Mails. Deshalb lassen sich mittels Greylisting unerwünschte Mails einfach reduzieren. Beim Greylisting geht im Normalfall keine E-Mail verloren, denn der einliefernde Mailserver wird vom greylistenden Server über einen temporären Fehler unterrichtet, der zu einem erneuten Zustellversuch führt. Die meisten Greylisting-Implementierungen führen eine dynamische Whitelist. Nach einer erfolgreichen Mailzustellung wird die Kombination Sender, Empfänger und Mail-Server in die Whitelist eingetragen. Kombinationen, die in der Whitelist vermerkt sind, umgehen künftig das Greylisting, wodurch die E-Mail dann bereits beim ersten Versuch zugestellt wird. Findet zwischen zwei Mail-Adressen wiederholt ein E-Mail-Austausch statt, wird er also nicht durch das Greylisting behindert.

Welche Auswirkungen hat Greylisting auf Empfänger und Sender?
Leider kommen in der Praxis immer wieder erwünschte Mails nicht an, weil Mail-Sender fehlerhaft eingestellt sind. Ein Problem sind auch die entstehenden Zeitverzögerungen. Bei unglücklichen Einstellungen kann das Greylisting eine Verzögerung von einigen Minuten bis zu Stunden verursachen, bis der Empfänger endlich die gewünschte Mail erhält.

Manche Mailserver-Programme unternehmen keinen späteren Zustellversuch, sondern verwerfen die E-Mail trotz nicht erfolgter Zustellung. Oder die Wiederholung der E-Mail erfolgt über einen anderen Server z.B. bei Verwendung von Serverfarmen. In diesen Fällen geht die Nachricht vollständig verloren. Oder die Mail wird mittels Bounce (automatisch generierte E-Mail-Nachricht an den Absender) als unzustellbar an den Absender zurückgesendet. Der Absender muss dann richtig interpretieren, dass schnell ein zweiter Zustellversuch zu erfolgen hat. Beide Fälle behindern den Erfolg von E-Mailing-Aktionen.

Tipps, damit E-Mailings möglichst erfolgreich beim Empfänger ankommen:
Zunächst sollte der Absender seine Systeme überprüfen und so einstellen, dass auf jeden Fall beim ersten Ablehnen einer Mail ein zweiter Zustellversuch unternommen wird. Ideal ist es, wenn auch zurückkommende Bounces des Empfängers richtig interpretiert werden, damit die erforderliche Zweitzustellung erfolgt. Auf jeden Fall ist es wichtig, Fehlkonfigurationen des Absendersystems ein für alle mal zu beheben. Sehr gut funktioniert auch folgendes: Der Absender sollte in seiner Mail stets um Aufnahme seiner E-Mail-Adresse ins virtuelle Adressbuch des Empfängers bitten. Dadurch ist man bei einzelnen Servern ggf. schon gleich automatisch mit dieser Absenderadresse gewhitelistet. Bei gehäuft auftretenden Problemen (wie s.o.) beim Selbstversand von E-Mail-Nachrichten ist es für besseren Erfolg auf jeden Fall besser, diesen an einen professionellen Versender outzusourcen.

Zusammengefassst gilt:
Um das üblichen Greylisting möglichst gut für seine Zwecke zu nutzen, sollten Versender von E-Mails Folgendes beachten:

1. Auf korrekte Konfiguration des eigenen Servers achten, so dass bei entsprechenden Fehlermeldungen eine erneute Zustellung mit identischen Absenderdaten zeitnah erfolgt.
2. Beim Einsatz von Versandsoftware bzw. eines Versanddienstleisters (z.B. für den Versand des eigenen Newsletters) sicherstellen, dass eine Zweitzustellung bei entsprechenden Fehlermeldungen erfolgt.
3. Mitarbeiter informieren, damit entsprechende Bounces (automatische Rückmails) richtig interpretiert und Mails nochmals zustellt werden.
4. Empfänger darum bitten, die Absenderadresse im eigenen Adressbuch zu speichern, da man dadurch häufig schon automatisch auf die Whitelist kommt.
5. Versand über Serverfarmen wie z.B. gmx vermeiden bzw. dafür sorgen, dass die Mail immer vom gleichen Server versendet wird. Sonst wird der zweite Zustellversuch nicht als solcher erkannt und die Mail geblockt.
6. Im Zweifel empfiehlt es sich, bei E-Mail-Kampagnen auf einen professionellen Dienstleister mit Erfahrung auf dem Gebiet Greylisting zurückzugreifen, um einen höchstmöglichen Erfolg zu sichern und die Adressen auf dem laufenden zu halten.