Autor: Stefan Maier. Immer selbstverständlicher wird heute der Dialog via Internet. Der Anteil der Interessenten, die Internet und E-Mail als bevorzugten Kommunikationsweg angeben, liegt bei der VHS Mainburg mittlerweile bei 60 Prozent. Entsprechend hoch sind die Erwartungen hinsichtlich Usability und Servicequalität der Website.
Immer selbstverständlicher wird heute der Dialog via Internet. Der Anteil der Interessenten, die Internet und E-Mail als bevorzugten Kommunikationsweg angeben, liegt bei der Volkshochschule Mainburg mittlerweile bei sechzig Prozent. Entsprechend hoch sind die Erwartungen hinsichtlich Usability und Servicequalität der Website. Die bislang übliche Onlinepräsentation des Jahresprogramms als PDF-Download wird vom Internetnutzer immer häufiger als zu umständlich und zeitaufwendig empfunden. Webfunktionen wie Onlinebuchung und Statusabfrage zur Anzahl freier Plätze hatten beim Relaunch des Internetauftritts der VHS daher höchste Priorität.
Registrierung und Buchung direkt online
Die Antwort auf diese Bedürfnisse wurde Ende 2007 mit einer barrierefreien Website auf Basis eines Content-Management-Systems gegeben. Verwendet wurde Open-Source-Software des Typo3 Frameworks. Mit der Integration einer Kursdatenbank als Shop wurde eine komfortable Anmeldemöglichkeit geschaffen. Interessenten registrieren sich über eine sichere SSL-Verbindung und können Kursangebote über eine Warenkorbfunktion vormerken oder gleich buchen. Über eine freie oder hierarchische Suche nach Bereichen (Sprachen, berufliche Weiterbildung und andere) werden relevante Angebote jetzt schneller gefunden und ein besserer Überblick zu den Kursangeboten gewonnen.
Weniger Zeitaufwand und weniger Arbeit
Das Ergebnis: Der Aufwand für die telefonische Beratung und die Annahme von Kursanmeldungen wurde um durchschnittlich eine Stunde pro Tag reduziert. Teilnehmer und Buchungsinformationen liegen zudem schon digital vor und wandern automatisch in die EDV. Alle Kursangebote und Veranstaltungen werden zeitgesteuert nach deren Ablauf wieder aus dem Angebot genommen.
Bequem werbliche Zusatzinformationen einfügen
Wie bei professionellen Onlineshops werden Artikelstammdaten aus der Warenwirtschaft direkt mit der Datenbank auf dem Webserver synchronisiert. Bei der VHS Mainburg kommen die Kursdaten aus einem Kursverwaltungs- und Buchungssystem (VHS-WINN), das schon seit längerer Zeit im Einsatz ist. Zusätzliche werbliche oder Serviceinformationen lassen sich in solchen Systemen in der Regel jedoch nicht als strukturierte Daten einpflegen.
Nutzenargumente und Illustrationen, die das Kursangebot auf der Website noch besser verkaufen ließen, konnten bestenfalls auf separaten HTML-Seiten dargestellt werden. Dieses Problem wurde mit einer separaten Datenbankanwendung gelöst. Damit werden die Kursdaten aus dem Buchungssystem mit werblichen Informationen und Bildern zu einem Verkaufsargument veredelt.
Suchmaschinenoptimierung ist gleich eingebaut
Der Besucher findet damit sehr viel mehr Nutzeninformation in der Detailansicht eines Kurses vor. Außerdem lassen sich hier ganz gezielt Keywords für das Suchmaschinenmarketing einsetzen. Die dynamisch erzeugten Ansichten werden nämlich von Suchmaschinen erfasst und gut gerankt.
Ein zentrales Datenmanagement für mehrere Websites
Die Kombination aus vorhandener Verwaltungssoftware, der Typo3 Web-Plattform und der Datenschnittstelle vereint zwei Gegenpole: Die Bedürfnisse einer zielgruppenspezifischen Kommunikation und die Anforderungen eines standardisierten Datenmanagements.
So werden alle Kurse mittlerweile aus einer zentralen Anwendung heraus angeboten. Auch die Buchung über die Websites angrenzender Organisationen, wie der Business Akademie Hallertau, ist möglich. Jede dieser Websites wird bei nur einmaligen Hostingkosten in einer zentralen Installation des Content-Management-Systems verwaltet und gepflegt.
Fazit: Kundendialog und Datenverwaltung verbessert
Nicht nur die Qualität der Online-Kommunikation hat sich mit diesen Maß-nahmen erheblich verbessert, sondern auch die Effizienz. Teilnehmerdaten werden automatisch vom Web ins Buchungssystem übertragen. Auf der Website angezeigte Kursdaten werden auf Knopfdruck aus der zentralen Seminarverwaltung erzeugt. Für den Onlinedialog werden sie mit weiteren Informationen wie Zielgruppen, Themen und aktuellen Teilnehmerzahlen ergänzt.