Keine Panik um den E-Mail-Verteiler!

An dieser Stelle berichtet die Agentur postina.net ihre Erfahrungen. Diesmal Kim Kruse mit praktischen Ansätzen zur nachträglichen Validierung von Adressen für entspanntes E-Mailing

Die letzten Monate brachten mit dem Auslaufen der Übergangsfrist der BDSG-Novelle viel Bewegung in die Diskussion um rechtskonformes Adressmanagement. Was also tun mit dem Newsletterverteiler?

Dr. Torsten Schwarz empfiehlt sehr praxisnah, gut laufende Newsletterverteiler einfach beizubehalten (www.absolit-blog.de/rechtslage/bdsg2012.html). Denn die Wahrscheinlichkeit einer Klage seitens eines bestehenden Abonnenten ist sehr gering. Gegebenenfalls können Adressen, die seit 3 Jahren kein Lebenszeichen – in Form von Öffnung oder Klick – von sich gegeben haben, gelöscht werden. Das aber eher um „aufzuräumen“ als aus datenschutzrechtlichen Gründen.

Wenn ein Unternehmen sich in Absprache mit seinem Datenschutzbeauftragten hingegen zum Ergreifen von Maßnahmen entscheidet, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Adressen im Nachhinein zu validieren und somit den Abonnenten klar zu zeigen, dass sie selbst Herr über die Verwendung ihrer Daten sind.
So hat sich einer unserer Kunden dazu entschieden, alle im Unternehmen erfassten Kontakte und Kunden um ihr explizites Einverständnis zum Erhalt von Informationen per Post oder E-Mail zu bitten. Postalisch wird dazu ein Faxback an alle Kontakte geschickt sowie eine „Ihre Daten“-Seite im Web eingerichtet. Der Empfänger kann wählen, ob er Informationen per Post und/oder per E-Mail erhalten möchte. Zudem besteht die Möglichkeit, alle Daten aus der Datenbank des Unternehmens löschen zu lassen.
Einträge im Internet werden über das Double Opt In Verfahren bestätigt: Nach dem Eintragen der Daten und der getätigten Auswahl folgt eine automatische Dialogmail, mit der Aufforderung, die gemachten Angaben durch den Klick auf einen Link zu bestätigen. Die Dialogmail für das Double-Opt-In darf dabei keine Werbung enthalten.
Personen, die nicht auf die Kampagne reagieren werden noch einmal von den Kundenberatern angesprochen. Das Unternehmen besteht jedoch auf Unterschrift oder Double-Opt-In und geht so datenschutzrechtlich 100% sicher.

Dies ist natürlich eine drastische Maßnahme, die einen Verteiler beachtlich reduzieren kann. Deshalb mag man sich vielleicht eher zu einem Kompromiss entscheiden und den Kunden in einem entsprechenden E-Mail-Anschreiben mitteilen, dass Sie mit einem Klick und einfachem Single-Opt-In bestätigen können, weiter angeschrieben werden zu wollen. Die Empfänger entscheiden so bewusst und werden den Erhalt von Informationen nicht monieren. Rechtlich ist der Versand der E-Mail, in der um Einwilligung gebeten wird, allerdings nicht einwandfrei. Zudem kann sich auch mit dieser Lösung der Verteiler leicht auf ein Viertel reduzieren. Ein begleitendes per Post versendetes Faxback und die aktive Ansprache durch Kundenberater sind anratenswert. Was dem Verteiler sicher am wenigsten zusetzt, ist einfach noch einmal aktiv – vielleicht sogar in einem speziellen E-Mailing – auf die Abmeldemöglichkeit hinzuweisen. Allerdings ist dieser sehr pragmatische Ansatz nicht rechtssicher.

Wenn ein Unternehmen eine Kampagne zur Validierung der bestehenden Adressen durchführt, hat jeder Empfänger die Möglichkeit, neu zu entscheiden, wie mit seinen Daten verfahren werden soll. Neben einem möglichen Imagegewinn in den Augen der Kunden, können so Zweifeln über einen rechtlich unbedenklichen Verteiler ein Ende gesetzt werden, anstatt aus Angst vor notorischen Unruhestiftern apathisch das E-Mail Marketing als wirkungsvollstes Marketing-Instrument empfindlich einzuschränken.

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