Checkliste für erfolgreiche Webinare

Vorbereitung: An alles gedacht?

Zielsetzung und Themenwahl

Definieren Sie zunächst, was Sie mit dem Webinar erreichen möchten. Möchten Sie neue Kunden gewinnen, ein Produkt vorstellen oder Ihre Kompetenz in einem bestimmten Bereich zeigen? Mit einem klaren Ziel vor Augen wird das Webinar entsprechend strukturiert und gestaltet. Wichtig: Thema und Titel müssen gut durchdacht und für die Zielgruppe relevant sein.

Wahl der richtigen Webinar-Plattform

Die Wahl der Plattform determiniert, was geht und was nicht. Stellen Sie sicher, dass die Plattform stabil und benutzerfreundlich ist. Zu den beliebtesten Optionen gehören Zoom, Microsoft Teams, und GoToWebinar. Bildschirmfreigabe und Chat bieten alle gängigen Anbieter. Aber integrierte Umfragen, die Möglichkeit, Musik abzuspielen und andere Optionen verlangen unter Umständen das entsprechende Abo einer bestimmten Software.

Einladungsmanagement: Wer sind die richtigen Teilnehmer?

Ein erfolgreiches Webinar-Event beginnt mit der richtigen Zielgruppe. Nutzen Sie vorhandene Datenbanken (wie eigene Kundenlisten oder Newsletter-Abonnenten) und segmentieren Sie diese nach relevanten Kriterien wie Branche, Interessen oder bisheriger Interaktion mit Ihrem Unternehmen.

Tipps zur Gewinnung von Interessenten:

• Social Media: Bewerben Sie Ihr Webinar auf geeigneten Kanälen (LinkedIn für B2B, aber auch Facebook&Instagram, Youtube, etc.), um eine breitere Zielgruppe zu erreichen.
• Content Marketing: Bieten Sie auf Ihrer Website oder in Blogbeiträgen einen Teaser zu Ihrem Webinar an, um Besucher zu animieren, sich anzumelden.
• Kooperationen: Arbeiten Sie mit Partnerunternehmen zusammen, um Ihr Webinar einem neuen Publikum vorzustellen. Schalten Sie zum Beispiel Anzeigen in einschlägigen Fachzeitnewslettern.

Einladung, Anmeldung und Reminder

Die Einladung ist der erste Eindruck, den potenzielle Teilnehmer von Ihrem Webinar bekommen – und diese sollte gut gestaltet sein, ob als Anzeige oder E-Mail.

Achten Sie auf eine klare, ansprechende Betreffzeile, einen prägnanten Text und einen guten Call-to-Action (CTA), der zur Anmeldung führt.

Die Anmeldung selbst erfolgt auf einer eigens dafür gestalteten Landeseite – sie sollte wenig Ablenkung bieten und eine komfortable Anmeldung (mobil und Desktop) ermöglichen. Mit so wenig Pflichtfeldern wie möglich. Aber Achtung: Wer nach dem Webinar mit den Teilnehmenden telefonisch in Kontakt treten möchte, muss natürlich die Telefonnummer erfragen 😉. Hier ein Beispiel aus unserem Hause www.postina.net/hubspot-webinar.

Die Best-Practice-E-Mail Strecke

• Unmittelbar nach der Anmeldung wird eine automatisierte Bestätigungsmail an den Teilnehmer verschickt. Idealerweise mit Kalendereintrag und Link zum Webinar.
• Versenden Sie einen Tag vor dem Webinar einen Reminder, um die Teilnehmer an die Veranstaltung zu erinnern.
• Ein letzter Reminder am Tag des Webinars stellt sicher, dass die Teilnehmer die Veranstaltung nicht vergessen. Wir empfehlen 1 Stunde vor Beginn des Webinars.

Durchführung des Webinars

Ein starker Auftakt: Musik und Atmosphäre

Der erste Eindruck zählt auch bei Webinaren. Beginnen Sie das Webinar mit entspannter Musik, die den Teilnehmern hilft, sich zu entspannen und eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Halten Sie den Einstieg kurz und prägnant, so dass Sie sofort in das Thema einsteigen können.

Interaktive Elemente einbinden

Webinare haben den Vorteil, dass sie nicht nur Präsentationen, sondern auch interaktive Elemente wie Umfragen oder Frage-Antwort-Runden ermöglichen. Nutzen Sie diese Funktionen, um das Engagement zu erhöhen. Unser Tooltip für Live-Umfragen ist Mentimeter. Lassen Sie die Teilnehmer während des Seminars abstimmen oder Schätzfragen beantworten und verfolgen Sie das Ergebnis live. Das wirkt auf jeden Fall modern und professionell.

Aufzeichnung ja oder nein?

Das Thema „Aufzeichnung“ ist ein häufig diskutierter Punkt. Viele Unternehmen entscheiden sich, ihre Webinare aufzuzeichnen, um sie später als Ressource zur Verfügung zu stellen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Teilnehmer nicht live dabei sein können. Auf der anderen Seite kann die Option der Aufzeichnung dazu führen, dass weniger Menschen live teilnehmen, da sie die Aufzeichnung als ausreichend ansehen. Wenn Sie sich für eine Aufzeichnung entscheiden, informieren Sie die Teilnehmer im Vorfeld darüber, dass die Veranstaltung aufgezeichnet wird.

Optimale Länge und Struktur

Die Zeit der Teilnehmer ist begrenzt, vor allem im B2B-Bereich, insbesondere wenn Sie Entscheidungsträger ansprechen wollen. Eine gute Länge liegt zwischen 30 und 60 Minuten, einschließlich einer Fragerunde am Ende. Strukturieren Sie das Webinar klar in einzelne Abschnitte und achten Sie darauf, dass der Fluss der Präsentation logisch und nachvollziehbar bleibt.

Nachbereitung und Follow-Up

Dankeschön-E-Mail und Zugang zur Aufzeichnung

Unmittelbar nach dem Webinar sollten Sie eine Dankes-E-Mail an alle Teilnehmer senden. Aber auch diejenigen, die nicht teilgenommen haben, sollten eine E-Mail erhalten. Denn das Interesse am Thema ist vorhanden.

Beide Mails können Sie bequem ein paar Tage vor der Veranstaltung formulieren und dann noch personalisieren, wenn z.B. jemand im Chat eine Frage gestellt hat.

Wer die Aufzeichnung zur Verfügung stellen möchte, kann den Link dazu mitschicken. Eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch mit Buchungsmöglichkeit sollte aber unbedingt im Nachfass-Mailing enthalten sein, wenn man erklärungsbedürftige Produkte verkauft oder einfach nah am Kunden bleiben möchte.

Umfragen zur Feedbackgewinnung

Bitten Sie die Teilnehmer nach dem Webinar um Feedback. Eine kurze Umfrage hilft, herauszufinden, was gut angekommen ist und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Nutzen Sie dieses Feedback, um Ihre zukünftigen Webinare zu optimieren.

TIPP: Nach dem Webinar ist vor dem Webinar!

Nach einem Webinar bedanken wir uns gerne für die rege Teilnahme direkt in den Kanälen, in denen wir das Webinar zuvor beworben haben. Und weisen dabei schon auf das nächste Webinar hin 😊.