E-Mails professionell gestalten – 7 Tipps

Bei der Gestaltung von E-Mails gilt es eines zu beachten: Die meisten Menschen haben wenig Zeit und lesen entweder nur Absender und Betreff oder überfliegen die E-Mail blitzschnell.

Wenn Sie also möglichst viele Menschen erreichen wollen, schreiben Sie so, dass Schnellleser das Wichtigste finden und die Gründlichen trotzdem genug inhaltliche Tiefe vorfinden.

Absender und Betreff sind am wichtigsten
Absender ist Ihr Unternehmen oder die Marke, in deren Aufbau Sie viel Herzblut gesteckt haben. Der Name soll es beim Empfänger „klingeln“ lassen: „Ach ja, die haben doch immer was Interessantes für mich!“ Im Betreff verraten Sie, was aus Lesersicht der wichtigste Grund ist, diese Mail nicht wie so viele ungelesen zu löschen. Sie können testen, welcher Betreff besser „funktioniert“.

Vorschaufenster nutzen
Manche Menschen schauen nur das Vorschaufenster an. Ist da kein Blickfänger, wird gelöscht. Machen Sie die hübsche Kopfzeile ruhig ein wenig schmaler, damit noch Platz bleibt, für ein Inhaltsverzeichnis oder ein nettes Anschreiben.

Anschreiben kurz halten
Zu jeder E-Mail gehört ein Anschreiben. Aber bitte nicht in epischer Länge, sondern als Dreizeiler. Ich weiß, das klingt hart, aber E-Mails werden nun mal schnell gelesen. In wenigen Zeilen geben Sie der Mail ein persönliche Note: Persönliche Anrede und Ihr Name drunter – wenn Sie wollen auch mit Unterschrift und Bild.

Inhaltsverzeichnis als Executive Summary
Das Inhaltsverzeichnis ist für all diejenigen, die schnell mal sehen wollen, ob etwas für sie Interessantes in der Mail steht. Dahinter sind Links mit Sprungmarken: Leser kommen direkt auf die richtige Stelle.

Bilder sagen oft mehr als Worte
Bilder sind dann sinnvoll, wenn sie helfen, die schnelle Informationsaufnahme zu unterstützen. Das Bild sollte dann auch die Kernaussage unterstützen oder ein für Leser wichtiges Produktdetail zeigen.

Kurze Sätze, klare Worte
Sagen Sie das, was ein interessierter Leser wissen will. Die einzelnen Meldungen sollten kurz angerissen werden. Dieser „Teasertext“ enthält die wichtigsten Informationen. Wer mehr wissen will, klickt. Vermeiden Sie, dass jemand erst nach dem Klicken merkt, dass das gar nicht das war, was erwartet wurde.

Links müssen sein
Das Beste am E-Mail-Marketing sind die Hyperlinks. Leser werden von Details verschont, so dass die gesamte Mail kürzer und ansprechender ist. Wer sich jedoch für ein Thema oder ein Produkt interessiert, findet sämtliche Details und Zusatzinformationen per Mausklick. Und das Beste: Sie können auswerten, welche Hyperlinks am häufigsten angeklickt wurden. So wissen Sie, welche Themen am besten ankommen.

Recht und Technik
Nun könnte dieser Beitrag endlos weitergehen, weil es noch unzählige weitere Tipps gibt. Aber zwei Dinge sind noch wichtig: Beachten Sie die Rechtsvorschriften (Impressum und Abbestellmöglichkeit) und arbeiten Sie mit professioneller Software. Der Versand sollte über einen CSA-zertifizierten Server laufen, damit Ihre Mails nicht von Spamfiltern blockiert werden. Ansonsten müssen Sie aufpassen, dass keine „spamverdächtigen“ Begriffe auftauchen.
Rechtstipps: www.absolit.de/rechtslage.htm
Zertifizierte Versender: marketing-boerse.de/Marktuebersicht/details/Newsletter-Software-1

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12 comments

  1. Ich bin Pressefotograf und vertreibe viele Fotos online. Bei neuen Angeboten informiere ich die Redaktionen per eMail. Ich suche ein einfaches, preiswertes (am besten kostenfreies) ansprechendes html-Template, um meine neuen Fotos in den Zeitungsredaktionen zu präsentieren.
    Vielen Dank
    Werner Schmidt

  2. G. Becker says:

    Vielen Dank für Ihren Artikel. Ist es denn empfehlenswert, einen Newsltter in HTML oder als Text-NL rauszuschicken?
    HTML Newsletter müssten doch eigentlich immer von einer Agentur programmiert werden, oder?

    Vielen Dank für das Feedback
    Greta Becker

  3. PDF-Attachments sind suboptimal, weil das Öffnen aufwändig ist. Sie machen Sinn, wenn sie grafisch gut gestaltet sind und sowieso schon vorliegen – ansonsten besser HTML-Mail oder zumindest die wichtigsten Inhaltspunkte in der E-Mail nennen.

  4. A. Sabo says:

    @G. Becker

    Es gibt sehr gute und einfache Programme, die bereits Beispieltemplates enthalten oder die durch einfache Veränderungen oder einkopieren von html Codes aus den gängigen Programmen (Dreamweaver, Frontpage etc…) ein sehr eleganten Weg zur Mailgestaltung bieten. INXMAIL light ist beispielsweise eines dieser Programme. Mit ca. 120 € ist man da dabei und es lohnt sich für kleinere bis mittlere Unternehmen.

    Weiterhin bieten open source Content Management Systeme wie Typo 3 die möglichkeit Erweiterungen (Extensions) im CMS zu installieren, die zusätzlich noch die Komplette Adressenverwaltung und weitere Extras übernehmen und in diesem Fall ist das Ganze noch kostenfrei.
    Der Nachteil ist, man muss sich entweder einlesen oder eben auch einmalig jemanden bezahlen, der das für einen selbst übernimmt.

    Von PDF oder gar Word Attachments rate ich generell ab. Auch wenn diese gut gestaltet sind, gibt es da neben der Unbequemlichkeit auch technische Hürden, beispielsweise Virus Scanner, Dateigrößen etc.
    Weiterhin wirken diese Anhänge unprofessionell und sparsam.
    Auch ist es schwer möglich die eigentlich tollste funktion am Newsletter – die Hyperlinks zu nutzen. Eine wirklich qualitative Auswertung ist dadurch also auch schwer möglich.

  5. Laph says:

    Ein HTML-Newsletter, sollte auf jeden Fall von jemandem erstellt werden, der a) HTML kann, b) HTML für E-Mails kann und c) die Möglichkeit hat, eine HTML E-Mail auch in vielen E-Mail Programmen zu testen – das trifft meist (leider?) nur auf Agenturen oder sonstige Profis in diesem Segment zu.
    Leider ist halt die HTML Unterstützung in E-Mail Programmen längst nicht auf dem gleichen Stand wie in Internet-Browsern – und die Unmengen von Web-E-Mail Plattformen (GMX, Web.de, Google-Mail, etc.) verschlimmern diese Situation noch zusätzlich.
    Nur ein Beispiel: Outlook 2007 „versteht“ erheblich weniger (!!!) HTML als Outlook 2003. Wer hat’s gewusst?

    Gruß

    Laph

  6. Judith says:

    Danke für die hilfreichen Tipps. Mit dem Wandel der Zeit hat sich jedoch viel im E-Mail Marketing geändert und vor allem auch wenn es darum geht E-Mails professionell zu designen. So sollte man heute nicht nur mit Bilder arbeiten sondern auch Videos oder GIFS implementieren. Auch das responsive E-Mail Design spielt eine sehr wichtige Rolle. Dieser aktuelle Artikel ist eine gute Ergänzung zu diesem Beitrag und enthält viele hilfreiche Informationen zum Thema E-Mail Design: https://www.mailjet.de/blog/news/grundlagen-email-marketing-email-design/

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