Die E-Mail-Flut bewältigen

Autor: Ralf Seybold. Im Rahmen meiner Beratungstätigkeit stoße ich immer wieder auf die Randerscheinungen des Alltags: die E-Mail-Flut. Man ertrinkt in Mails, die zudem kategorisiert, geordnet, klassifiziert und letztlich auch abgearbeitet werden müssen.

Dabei schafft sich jeder sein eigenes Lösungsszenario: Automatische Regeln verschieben E-Mails in zahlreiche Ordner oder kopieren diese teilweise doppelt und dreifach. Letztlich hilft kein Szenario die Frage zu beantworten, wo das Mail liegt, dass „jemand aus dem Hause XY“ geschickt hat und eine PDF- oder XLS-Datei im Anhang hatte.

Kein Wunder: Ein Mailprogramm nach dem Prinzip „Posteingang – gesendete Mails – Ordnerablage“ ist für einen E-Mail-Workflow nicht geeignet und die Standardprogramme lassen eine Workflow-Funktion schmerzlich vermissen.

In 6 Schritten zur Befreiung des E-Mail-Zwangs

1. Kommunikationsgrundregeln
Sie haben keinen Einfluss auf die Zahl der eingehenden Nachrichten, sehr wohl aber auf die Ausgehenden. Die Kontrolle über die E-Mail-Flut erlangt man zuerst über die Wurzel allen Übels: den E-Mail-Versand. Dabei gelten folgende Grundregeln der E-Mail-Kommunikation:
– Jedes versendete E-Mail verstopft das Postfach eines anderen.
– Alle Möglichkeiten der Kommunikation sollten genutzt werden – wo es möglich ist, zu telefonieren oder vorzusprechen, muss man kein Mail versenden.
– Nur notwendige E-Mails schreiben.
– E-Mails formal halten – Small Talk ist in Gesprächen besser aufgehoben.
– E-Mail eignet sich nicht für Diskussionen oder zum Transport von Emotionen.
– Nicht Teil des Problems werden: Vor dem Versand prüfen, ob die Nachricht wirklich wichtig ist.

2. Posteingang
Den Einfluss, den ein Posteingang auf unser Arbeitsleben hat, ist eng verbunden mit der Aufmerksamkeit, die wir ihm widmen. Das optimale Postfach ist leer, eine eingehende Nachricht ist bis zur Abarbeitung temporär verteilt/zugeordnet. Definierte Zeiten zur Bearbeitung des Posteingangs (z. B. direkt am Morgen, nach dem Mittagessen und kurz vor Feierabend) helfen, Zeit zu gewinnen. Vermeiden Sie dabei, ein Mail direkt aus dem Posteingang zu beantworten und lassen Sie sich nicht von wichtigeren Dingen ablenken.

3. Kategorisieren der eingegangenen Nachrichten
Newsletter und andere, weniger wichtige Mails sollten in eigene Bereiche verschoben werden. Outlook kann dies durch automatische Regeln erledigen und die E-Mailflut dadurch um 40% reduzieren.
Relevante Mails unterscheiden sich nach der Wichtigkeit:
– Mails, die innerhalb von 2 Minuten abgearbeitet werden können, sollten Sie beantworten und in den entsprechenden Archivordner verschieben.
– Hängt die Mail mit einer Tätigkeit zusammen, die in den eigenen „To-Do“-Bereich fällt, helfen die bunten „Outlook-Fähnchen“ dabei, die Mail zu kategorisieren. A-Aufgaben sollen schnell, B-Aufgaben in nächster Zeit und C-Aufgaben erledigt werden, wann immer Zeit dazu ist.
– Erfordert die Nachricht eine Rückfrage, sollte diese in einen gesonderten Ordner („Rückfrage-Ordner“) verschoben werden, in dem alle Mails stecken, die Aktion einer dritten Person erforderlich machen.
– Kategorisieren Sie nach diesem Prinzip und Sie haben immer einen leeren Posteingang. Wichtig dabei ist, nie eine E-Mail zu öffnen, wenn keine Zeit zur Kategorisierung ist.

4. Aufgaben
Trotz leerem Posteingang, beginnt nun die eigentliche Arbeit:
– Wechseln Sie in den „To-Do“-Ordner und erledigen Sie die notwendigen Aufgaben. A- zuerst, dann B- und zuletzt C-Aufgaben.
– Sobald eine Nachricht abgearbeitet ist, muss das Mail archiviert werden (und aus dem „To-Do“-Ordner verschwinden).
– Prüfen Sie den „Rückfrage-Ordner“ 2 – 3 Mal pro Woche. Sind relevante Informationen eingetroffen, die eine Bearbeitung ermöglichen, kategorisieren Sie die Mail in die Aufgaben entsprechend der Wichtigkeit (verschieben in „To-Do“-Ordner).

5. Informationsarchivierung
Eine abgearbeitete E-Mail kann gelöscht oder dauerhaft gespeichert werden (Löschen Sie E-Mails: Kein Postfach muss 5GB groß sein!). Sobald eine Nachricht dauerhaft aufbewahrt werden muss (!), sollte diese kategorisiert werden. Ohne Workflow-Add-on müssen Sie mit Ordnern arbeiten: Viele Ordner helfen eine E-Mail schnell zu finden, komplizieren aber die Archivierung. Problematisch ist, herauszufinden, wie viele Kategorien tatsächlich notwendig sind.

6. Nachrichten suchen (und finden)
Eine gesuchte Nachricht (eingehend und ausgehend) mit bestimmtem Inhalt oder Anhang schnell zu finden, ist mit klassischen Mitteln (fast) nicht möglich. Workflow-Erweiterungen für Mailprogramme nutzen die Möglichkeit der Volltextsuche oder Ordnen der E-Mails nach Kategorien oder Absendern/Empfängern. Selbst eine Sortierung nach Anhängen und beliebige andere Filterkombinationen sind möglich und erlauben eine Nachricht sekundenschnell zu finden.

Um effizient mit der Flut täglich eintreffender E-Mails umgehen zu können, helfen diese sechs Schritte. Sie werden täglich Zeit einsparen und eine deutliche Erleichterung im Umgang mit dem E-Mail-Stress erfahren.
Unterstützt werden Sie von zwei auf Outlook/Exchange aufsetzenden Produkten: Omea Pro (Open Source) und NEO/NEO Pro. Das kleinpreisige NEO Pro bietet mehr Filter und ist auf professionellen E-Mail-Workflow ausgerichtet. Die kostenlose Version hat Einschränkungen (z. B. kein Sortieren nach Anhang). NEO wirkt professionell und bietet ein umfassendes, leicht zu erlernendes Tutorial. Omea Pro ist ein projektbezogenes Workflowprogramm, das neben E-Mails und Newsletter auch RSS-Feeds, ICQ-Nachrichten, Kontakte, Aufgaben und Dateien einschließt. Dabei wird der „Eigene Ordner“ beobachtet und jede Änderung protokolliert. Eine Versionierung von Projektdokumenten ist dadurch nachvollziehbar.

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