E-Mail-Marketing für den Messeauftritt

Autorin: Elke Clausen. Welche Exponate nehmen wir mit zur Messe? Wie stellen wir das Team zusammen? Wie können wir die Kontaktqualität steigern? Fragen, die sich bei jeder Beteiligung stellen, in den meisten Fällen aber nur vage beantwortet werden.

… welche Exponate nehmen wir mit zur Messe? … wie stellen wir das Team zusammen? … wie können wir die Kontaktqualität steigern…? Fragen, die sich bei jeder Beteiligung stellen, in den meisten Fällen aber nur vage beantwortet werden. Clevere Manager kennen die Antworten Dank einer ausgeklügelten, interaktiven Strategie bereits vor der Messe.

Messeeinladung wird zum Dialog-Instrument
Während die meisten Einladungen nach dem Gießkannenprinzip verschickt werden, bedienen sich moderne Messemanager digitaler Dialog-Instrumente, die bereits lange vor der Messe aus einem kalten Kontakt einen warmen Interessenten machen.
Eine eMail-Einladung mit Fragebogen bietet dem Besucher die Möglichkeit, seine Pro-bleme vorab zu nennen. Wird ihm der Vorteil dieser Vorgehensweise (z.B. Zeitersparnis durch hoffentlich! gut vorbereitete Verkäufer) kommuniziert, wird er durchaus bereit sein, sich auf diesen Dialog einzulassen. Ein Anmeldeformular zur geplanten Produktpräsenta-tion gibt dem Marketingleiter schnell einen Überblick über die voraussichtliche Frequen-tierung einzelner Themen. Grundsätzlich kann die Präsentation so stärker an Besucher-interessen ausgerichtet und Flopps von vorneherein vermieden werden.

Digitale Interaktion steigert Kontaktqualität und -frequenz
Ein Messeterminkalender mit Links zu den auf der Messe anwesenden Mitarbeitern ermöglicht eine persönliche Terminabsprache und baut sowohl bei Neukontakten als auch Mitarbeitern eine große Hemmschwelle ab – man kennt sich namentlich, durch den Dialog ist ein Vertrauensverhältnis entstanden. Gute Voraussetzungen also für ein erfolgreiches persönliches Gespräch auf der Messe.
Der Vorteil für den Aussteller liegt auf der Hand: Endlich kann er sein Messeteam wirklich bedarfsorientiert zusammenstellen. Das Feedback aus der Einladungsphase gibt Auf-schluss über Themen, die dem Markt auf den Nägeln brennen. Und eine Erweiterung für offene oder geschlossene User-Gruppen erschließt zusätzliches Informationspotenzial.
Dieser Informationsvorsprung ermöglicht dem Aussteller eine optimierte Messekommuni-kation und steigert die Effizienz der Beteiligung drastisch. Das Gespräch reduziert sich auf die wesentlichen Fragen und kann deutlich, im Schnitt um bis zu 30% verkürzt werden – zeitaufwändige Besucheridentifizierung, –qualifizierung und Bedarfsermittlung entfallen. Folglich kann der Aussteller seine Kontaktfrequenz und -qualität erheblich steigern.
Ein positiver Nebeneffekt ist die Motivationssteigerung des Messeteams. Vorbei die Zeiten verunsicherter Verkäufer, die sich Schutz suchend in die Küche flüchten, sobald ein fremdes Gesicht den Stand betritt. Durch den intensiven Dialog mit dem Markt wissen auch sie, wo es da draußen brennt, und können sich so selbst auf völlig unvorbereitete Gespräche wesentlich besser einstellen.
Für den Besucher bedeutet diese unkomplizierte, schnelle und zeitnahe Kommunikation neben der Zeitersparnis und Optimierung seiner Besuchsplanung eine Steigerung qualifi-zierter Messegespräche (wird von 70% der Besucher bemängelt!).

Messeangebot an Marktbedürfnissen ausrichten
Wir sprechen heute von one-to-one-Marketing, nur bei der Messe verfahren viele Aus-steller noch nach dem Motto: „für jeden etwas “ und schleppen vorsichtshalber ihren ganzen „Bauchladen“zur Messe. Unternehmen, die die Vorteile der Internet-Kommu-nikation nutzen, wissen um das Informationsbedürfnis ihrer Zielgruppen. Die Auswertung der angeklickten Produkte im Newsletter erlaubt die zielgruppenspezifische Analyse von Interessensschwerpunkten. Was nicht angeklickt wird, weckt wohl auch am Messestand nicht das größte Interesse. Diese Datensammlung bildet die Basis für eine an den Bedürfnissen des Marktes ausgerichtete Präsentation. So mancher Messestand könnte auf diese Weise nicht nur entrümpelt, sondern auch auf ein vernünftiges Maß reduziert werden!

Wer die Messethemen in seine Internetseiten integriert oder per eMail-newsletter kommuniziert, erkennt  die voraussichtlichen Messerenner anhand der genutzten Hyperlinks ebenfalls frühzeitig und kann sehr zeitnah reagieren.

Virtuelle Nachbearbeitung generiert zusätzliche Kontakte
Eine Web-Kamera auf dem Messestand lässt das Geschehen auf dem Messestand auch für daheim gebliebene Kunden und Interessenten erlebbar werden – zunächst live, später als Aufzeichnung. Weniger aufwändig ist eine virtuelle Messe in Form von Hyper-links zu den vorgestellten Produkten, Informationen oder Serviceleistungen. Auch auf diese Weise lassen sich zusätzliche Kontakte generieren. Sind diese Informationsseiten interaktiv gestaltet, kann das Messegespräch als digitaler Dialog fortgesetzt werden. Eine sinnvolle Ergänzung zur realen Produktinformation auf der Messe, die beiden Seiten Zeit und Geld spart.

Die Nachbearbeitung der Messekontakte wird bei einem Dialog orientierten Aussteller bereits unmittelbar nach dem Gespräch beginnen. Vom Messestand aus erhält der Besucher per eMail einen „Dankebrief“ mit Bestätigung der eben getroffenen Verein-barung. Diese zeitnahe Dialogfortsetzung bedeutet für den Aussteller einen absoluten Wettbewerbsvorteil, denn immerhin fünfzig Prozent aller Fachbesucher hören nie wieder etwas vom besuchten Unternehmen!

Fazit: Der oft beschworene Konflikt reale Messe vs. virtuelles Internet entpuppt sich schnell als ideales Duo. Kein zweites Instrument lässt sich so genial mit der multidimen-sionalen Messe verknüpfen. Ob Arbeitsvereinfachung, reduzierter Zeitaufwand, ver-tiefende Informationsbereitstellung oder professionelle Zielgruppenbearbeitung – die Vorteile dieser Strategie sind durch nichts zu ersetzen. Dabei werden weder persönliche Kontakte überflüssig (ein häufiges Argument!) noch mangelt es an detailliertem Wissen über die Marktpartner. Unternehmen, die die Klaviatur beider Instrumente perfekt beherrschen leben das, was viele Firmen gerne von sich behaupten: Eine auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtete CRM-Strategie.  Von hier bis zur Kundenbegeisterung ist es dann nur noch ein kleiner Schritt!

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