Autor: Markus Goss. Werbemails verbreiten sich wie eine Epidemie und verstopfen die Postfächer der E-Mail-Anwender. Um sich davor zu schützen, greifen Unternehmen zu immer ausgefeilteren Spamfilter-Methoden – mit der Folge, dass gewünschte E-Mails wie zum Beispiel Newsletter die Adressaten zum Teil nicht mehr erreichen.
Im Gegenzug treten Spam-Mails vermehrt als getarnte Newsletter auf und schleusen sich unbemerkt in die Mailboxen ein. Anwender sind diesem Treiben jedoch nicht wehrlos ausgeliefert, da sie unter Einsatz neuester Anti-Spam-Methoden selbst entscheiden können, welche Nachrichten für sie wichtig und welche unerwünscht sind. Damit haben seriöse Newsletter-Versender wieder eine Chance, sie zu erreichen und ihre Werbebotschaft zu verbreiten.
Gefälschte Absender umgehen Einlasskontrollen
Das wichtigste Merkmal, seriöse von unseriösen E-Mails zu unterscheiden, ist der Absender. Das haben auch Spammer erkannt und verwenden bekannte Unternehmensnamen als Absender, um Spamfilter zu umgehen. Was Unternehmen als Strategie zum Aufbau langfristig profitabler Kundenbeziehungen betrachten, nämlich regelmäßig E-Mail-Newsletter zu versenden, kann sich damit schnell ins Gegenteil verkehren. Wenn die Newsletter-Absenderadresse seriöser Firmen für Spam-Mails missbraucht wird, wird der Empfänger diese Unternehmen fortan mit Missachtung strafen, weil sie ihn mit unerwünschten Inhalten belästigen. Das Ergebnis: gewachsene Kundenbeziehungen gehen kaputt.
Anwender bestimmen selbst, welche Nachrichten ankommen
Spamflut und fälschlicherweise gefilterte E-Mails – das muss nicht sein, wenn sich die Empfänger mit verschiedenen Abwehrmechanismen gegen Spam schützen. Zum Beispiel, indem sie eine E-Mail-Inhaltsanalyse mit Black- und Whitelists kombinieren. In die Whitelist tragen sie die Adressen gewünschter Newsletter ein, in die Blacklist die unerwünschten. Geht ein Newsletter ein, dessen Absender gefälscht ist, so ergibt der Check mit der Whitelist zwar, dass der Newsletter scheinbar gewollt ist. Eine Inhaltsanalyse beurteilt diesen Newsletter jedoch als Spam und stellt ihn in Quarantäne. Positive und negative Newsletter lassen sich so inhaltlich sicher voneinander trennen.
Anwender können über quarantinierte Newsletter informiert werden und haben dann die Möglichkeit, Einblick in die Quarantäne zu nehmen und sich zu vergewissern, ob der Newsletter tatsächlich Spam ist. Damit wird die betroffene E-Mail-Adresse für Spammer und gefälschte Newsletter unerreichbar. Nur interessante Informationen gelangen noch zum Empfänger, der nun genauso erreichbar oder nicht erreichbar ist wie bei einem Telefonanruf. Eine effektive, individuelle und vertrauensvolle Kommunikation gegenüber Kunden ist so gewährleistet.
Führende Unternehmen setzen auf eine ganzheitliche Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von E-Mail, das so genannte E-Mail-Lifecycle-Management. Mit der Umsetzung dieser Strategie profitieren sie von einer sicheren E-Mail-Kommunikation vom Eingang bis hin zur Archivierung der Nachrichten. Darüber hinaus lassen sich E-Mails klassifizieren – und so an allgemeine Empfängeradressen, wie info@…, gerichtete E-Mails auf Wunsch automatisch an den passenden Empfänger weiterleiten.
Sowohl Versender wie auch Empfänger sollten Regeln einhalten
Unternehmen sollten Richtlinien festlegen, wonach zum Beispiel die Summe eingehender E-Mails auf einen Zeitraum bezogen begrenzt wird. Durch den Einsatz eines intelligenten Regelmechanismus lassen sich außerdem Mailinglisten benutzerbezogen sperren.
Neben den Empfängern sind auch Unternehmen, die E-Mail-Newsletter versenden, gut beraten, Regeln zu beachten, damit sie nicht an den Anti-Spam-Maßnahmen ihrer Kunden und der Provider scheitern. Wichtig ist es, nur mit seriösen Dienstleistern zusammenzuarbeiten, die ausschließlich angeforderte E-Mails versenden. Es sollte sichergestellt sein, dass sie die Log-Files, welche die Kommunikation protokollieren, archivieren, da sie als Auftraggeber die Beweislast tragen. E-Mail-Versender sollten auf eine vollständige und seriöse Absenderadresse achten und den Empfänger persönlich ansprechen, damit sie nicht im Spam-Filter des Adressaten landen, sondern im persönlichen Adressbuch oder auf der Whitelist.