Ist eine E-Mail eigentlich schriftlich?

„Du bekommst das noch schriftlich; ich schicke Dir das noch per Mail.“ Es vergeht kaum ein Woche im Büroleben, an dem nicht ein Gesprächspartner am Telefon so oder so ähnlich unterstreichen möchte, dass etwas besonders wichtig ist und deshalb nicht allein mündlich abgehandelt werden soll. Der Jurist stutzt: E-Mail und Schriftform? Ist das eigentlich richtig?


Die gesetzliche Schriftform

Das Gesetz verlangt an vielen Stellen, dass die „Schriftform“ eingehalten werden müsse. So müssen Kündigungen von Arbeitsverhältnissen oder Mietverträgen schriftlich erfolgen. Verbraucherkredite und Bürgschaften bedürfen grundsätzlich der Schriftform. Auch Patientenverfügungen sind nur wirksam, wenn sie schriftlich erklärt wurden.

Nach § 126 BGB setzt Schriftform das Bestehen einer papiernen Urkunde voraus, die von dem Aussteller eigenhändig durch unterschrieben wurde. Eine E-Mail erfüllt also nur dann die Anforderungen der Schriftform, wenn sie ausgedruckt und anschließend im Original unterzeichnet wird – das dürfte der absolute Ausnahmefall sein.

Die Textform und E-Mails

Anders ist das bei der – deutlich weniger bekannten – Textform. Für diese Form genügt gem. § 126b BGB auch eine andere dauerhafte Wiedergabe in Schriftzeichen. Es muss auch keine eigenhändige Unterschrift vorliegen; es genügt, wenn der Name genannt und irgendwie deutlich wird, wo die Erklärung endet. Diese Anforderungen lassen sich durch eine E-Mail erfüllen. Die Textform wird jedoch im Gesetz nur an wenigen Stellen für ausreichend gehalten. Immerhin die Information des Kunden bei Verbraucherverträgen oder der Widerruf des Verbrauchers bei einem Internetgeschäft können in Textform – also per E-Mail – erfolgen.

Die vertraglich vereinbarte Schriftform

Viel häufiger noch als im Gesetz sehen – schriftlich geschlossene – Verträge für alle möglichen Handlungen die Schriftform vor. So sollen fast immer Änderungen des Vertrages nur schriftlich erfolgen können. Auch für Kündigungen, Abnahmeerklärungen oder Besprechungsprotokolle ist in Verträgen häufig Schriftlichkeit vorgesehen.

Ersetzt die E-Mail das Papier?

Was gilt nun, wenn anstelle eines Papiers eine E-Mail versandt wird? Können E-Mails schriftlich sein?

Eindeutig ist das für gesetzliche Schriftformerfordernisse: E-Mails sind nicht schriftlich. Ordnet das Gesetz die Schriftform an, ist die Erklärung nichtig und entfaltet damit keine Wirkung (§ 125 BGB).

Das gilt im Zweifel auch, wenn das Schriftformerfordernis nur vertraglich vereinbart wurde. Allerdings sieht § 127 BGB eine wichtige Ausnahme vor: „Zur Wahrung der durch Rechtsgeschäft bestimmten schriftlichen Form genügt, soweit nicht ein anderer Wille anzunehmen ist, die telekommunikative Übermittlung.“ Zu der telekommunikativen Übermittlung wird neben dem Fax grundsätzlich auch die E-Mail gezählt.

Das OLG München hat jetzt entschieden (Urteil vom 26.2.2012, Az. 23 U 3798/11), dass dazu nicht erforderlich ist, dass ein eingescanntes unterzeichnetes Schreiben übermittelt wird. Vielmehr soll es bei der vertraglich vereinbarten Form im Zweifel genügen, wenn die Erklärung im Body der E-Mail mitgeteilt wird. Anders hatte das noch vor zwei Jahren das LG Köln gesehen (Urteil vom 7.1.2010, Az. 8 O 120/09)

Die Entscheidung betrifft einen Einzelfall und das Gericht hat sich einiger Mühe unterzogen, die verschiedenen Gesichtspunkte abzuwägen. Daraus lässt sich zwar eine Tendenz ableiten, jedoch ist die Entscheidung kein Freibrief für E-Mails, wenn doch Schriftform verlangt wird.

Schlussfolgerungen für die Praxis

Für Die Praxis bedeutet dies dreierlei:

(1)    Legt das Gesetz (wie zum Beispiel bei der Kündigung von Arbeitsverträgen) Schriftlichkeit fest, ist eine E-Mail nicht ausreichend. Per E-Mail abgegebene Erklärungen sind unwirksam.
(2)    Wird die Schriftform in einem Vertrag vereinbart (und gilt kein entsprechendes gesetzliches Erfordernis), spricht viel dafür, dass entsprechende Erklärungen auch per E-Mail abgegeben werden können. Dies hängt aber letztlich von den Umständen des Einzelfalles und der Bedeutung der Erklärung ab. Wenn man in solchen Fällen die Erklärung per E-Mail abgeben möchte, geht man mit der Versendung einer eingescannten Fassung eines unterzeichneten papiernen Dokumentes auf Nummer sicher.
(3)    Für die Vertragsgestaltung heißt es, sich für jeden Einzelfall Gedanken darüber zu machen, ob eine E-Mail zur Dokumentation der Erklärung angemessen ist. Während Messprotokolle oder Aufzeichnungen aus gemeinsamen Workshops mit dem Kunden sicher per E-Mail übersandt werden können, mag es gerechtfertigt sein, für die außerordentliche Kündigung eines langfristigen Softwarepflege-Vertrages weiterhin echte Schriftform vorzusehen. Dies sollte im Vertrag dann entsprechend klargestellt werden.

Die Antwort auf die Ausgangsfrage lässt sich damit wie folgt zusammenfassen: Nein, eine E-Mail ist nicht schriftlich im Sinne des Gesetzes – manchmal kann sie allerdings dennoch genügen…

Dr. Martin Schirmbacher ist Fachanwalt für IT-Recht in der auf Medien und Technologie spezialisierten Kanzlei HÄRTING Rechtsanwälte und Autor des Buches Online-Marketing und Recht. Näheres zu seiner Person finden Sie hier

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4 comments

  1. Da scheint etwas zu fehlen. in §126 BGB heisst es:
    „(3) Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“

    Die elektronische Form ist in §126a BGB erklärt. Sie erfordert eine (wenig verbreitete) qualifizierte Signatur. Für E-Mails gibt es Produkte, mit denen man die E-Mails qualifiziert signieren kann. Zudem kann man Dateien an E-Mails anhängen, die qualifiziert signiert sind. Damit werden in allen Fällen Schriftformerfordernisse nach §126 und 126a BGB erfüllt.
    http://www.bundesnetzagentur.de/cln_1911/DE/Sachgebiete/QES/Veroeffentlichungen/Produkte/Bestaetigungen/Signaturanwendungskomponente_Basepage.html?nn=122876

    Gegen die Zusendung einer E-Mail nach §126a kann sich der Empfänger gar nicht wehren, anders als im §3a VwVfG, wo der Zugang für bestimmte Produkte eröffnet sein muss.

    Rechtlich sieht die Lage also etwas komplexer aus und E-Mails können auch Schriftformerfordernis erfüllen. Dazu sind aber vier Anmerkungen zu machen:

    1.) Die Verfahren sind wenig verbreitet. Es gibt so gut wie keine Qualsigs. Weder für elektronische Gesundheitskarten noch für den neuen Personalausweis sind sie entgegen den Versprechungen der Industrie erhältlich.

    2.) Das Finanzministerium hat für die Übermittlung von Rechnungen für den Umsatzsteuervorabzug im UStG die Signaturpflicht abschaffen lassen und akzeptiert einfache auch per E-Mail übermittelte Rechnungen.

    3.) Nur in Deutschland haben wir solch ein Elend und nationales Rechtsgefängnis. Schon in UK ist auf der Basis der EU-Signaturrichtlinie (dort einfache Signatur, also einfache Zeichenkette des Namens) eine E-Mail rechtsverbindlich (nach verbindlichem Richterrecht). In den USA sind E-Mails auch ohne den EU-Overhead rechtsverbindlich (z.B. auch für Deutsche, die sich von Deutschland aus um ein Stipendium in Harvard bemühen).

    4.) Wenn sich der E-Gov-Gesetzentwurf des BMIs in den Parlamenten (BT und BR) durchsetzt, werden sich die Behörden durch Bezahl-Emails abschotten. Dann aber sind unter bestimmten Bedingungen (Bezahlung, „Handy-Signierung“, Qualsignatur oder Signatur mit neuem Personalausweis (eID) E-Mails mit der eingemauerten Verwaltung rechtsverbindlich.

  2. Ach, die qualifizierte elektronische Signatur… Gibt es schon seit dem vergangenen Jahrtausend und existiert – wie Sie zurecht schreiben – doch (in der Praxis) nicht…

    Insofern nicht verwirren lassen: Es genügt nicht irgendeine Sigantur, um die E-Mail schriftlich werden zu lassen. Vielmehr bräuchte man eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz. Und die hat so gut wie keiner.

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