Datenqualität: E-Mail-Adressen fehlerfrei erfassen

Autor: Werner Riess. Anders als bei Postadressen genügt ein einziger falscher Buchstabe und eine E-Mail-Adresse ist unbrauchbar. Dabei kann fast alles automatisch bei der Eingabe geprüft werden.

Fast jede zehnte E-Mail-Adresse, die in einem Webformular angegeben wird, ist fehlerhaft. Tippfehler, Verdreher, Orthografiefehler, falsch geschriebene Domainnamen oder Web- statt E-Mail-Adressen sind die häufigsten Fehler. Die meisten Formulare akzeptieren solche Fehler kommentarlos. Dabei könnten gerade bei der Online-Erfassung solche Fehler sofort automatisch überprüft und gemeldet werden. Im E-Mail-Marketing ist allein die valide E-Mail-Adresse dafür verantwortlich, ob die E-Mail überhaupt zugestellt werden kann oder ob Marketingbudget vergeudet und Hard-Bounces produziert werden.

Bis zu 10% Interessenten gehen verloren, weil die Adresse nicht geprüft wird
Mit einer Online-Eingabeüberprüfung kann eine E-Mail-Adresse automatisch auf Validität geprüft werden. Nur wenn die E-Mail-Adresse syntaktisch korrekt ist und für die Domain ein Mailserver existiert, wird die Adresse in die Datenbank aufgenommen. In jedem anderen Fall wird der Kunde aufgefordert, seine Angaben zu überprüfen. Die Vorteile einer E-Mail-Adressprüfung liegen auf der Hand:
• Nur valide E-Mail-Adressen werden in die Datenbank aufgenommen
• Bessere Daten verbessern die Qualität Ihrer Datenbank und vermindern Kosten
• Die Bounce-Rate (Rückläufer) Ihrer E-Mail-Kampagnen wird abnehmen
• Kosten für E-Mailings werden verringert
• Die Kundenzufriedenheit steigt, da niemand mehr vergeblich auf eine E-Mail warten muss, weil er eine falsche E-Mail-Adresse eingegeben hat

Bei E-Mail-Adressen lässt sich fast alles automatisch überprüfen
Genau wie eine postalische Adresse automatisch geprüft werden kann, gilt dies auch für E-Mail-Adressen. So kann zunächst einmal überprüft werden, ob die Adresse überhaupt entsprechend des Internet Standards RFC 2822 (Internet Message Format) korrekt ist. So sind zum Beispiel www.lycos.de oder meier.web.de nicht korrekt. Auch gibt es die Adresse müller@web.de nicht, da nur der 7-Bit-ASCII-Code verwendet wird, der keine Umlaute enthält. Anschließend kann überprüft werden, ob die Domain überhaupt existiert. So kann beispielsweise die Adresse mueller@bestadt.de nicht existieren, da es diese Domain nicht gibt. Ebenso kann natürlich die Existenz der Toplevel-Domain überprüft werden. Die Adresse hans@meier.la könnte in Los Angeles existieren, die Adresse hans@meier.sw existiert jedoch weder in der Schweiz noch in Schweden: .sw gibt es nicht. Selbst wenn die Domain existiert, heißt das noch nicht, dass auch ein Mailserver existiert. Mit einem MXRecord-Check kann dies überprüft werden. So gibt es zum Beispiel keine Adresse meier@aol.de.

Darauf sollten Sie achten, wenn Sie fehlerhafte E-Mail-Adressen vermeiden wollen
• Setzen Sie eine individuelle Eingabeüberprüfung auf Ihrer Website ein.
• Zeigen Sie dem Nutzer nach der Eingabe seiner Daten noch einmal seine Adresse und geben Sie ihm die Möglichkeit, diese ggf. zu korrigieren.
• Setzen Sie Bestätigungs-E-Mails ein (wie beim Double-Opt-in üblich) und weisen Sie auf den sofortigen Versand nach Anmeldung hin! Bei Nichterhalt muss der Nutzer ebenfalls davon ausgehen, dass er seine E-Mail Adresse falsch geschrieben hat und seine Eingaben prüfen.
• Integrieren Sie vorausgefüllte Felder in Ihren Webformularen, die schwierige Tastenkombinationen, wie zum Beispiel das „@“-Zeichen beinhalten.

Wenn Sie bereits E-Mail-Kampagnen durchgeführt haben, sammeln Sie alle Hard-Bounces und korrigieren Sie offensichtliche Tippfehler. Sammeln Sie außerdem alle Soft-Bounces und schreiben Sie diese noch einmal an. Wenn Sie bereits eine bestehende E-Mail-Liste besitzen, achten Sie unbedingt darauf, dass diese von einem Prüfprogramm auf Fehler untersucht wird, bevor Sie sie anschreiben oder in Ihre E-Mail-Marketing-Datenbank importieren. Falls Sie E-Mail-Adressen per Telefon sammeln (etwa in einem Call-Center), lassen Sie die E-Mail-Adressen am Telefon langsam wiederholen. Idealerweise bedient Ihr Call-Center ein Webformular zum Einlesen der Daten, das ebenfalls mit einer Eingabeüberprüfung arbeitet (oder es wird Ihr Webformular von der Website benutzt). Senden Sie in jedem Fall möglichst zeitnah eine Bestätigungs-E-Mail, bei Fehlermeldungen können Sie dann nämlich anrufen beziehungsweise den Eintrag noch während des Telefonats korrigieren.

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